Digital mit dem Steuerberater zusammenarbeiten: So funktioniert es mit DATEV

DATEV Unternehmen Online ist kein reines Buchhalter-Programm. Es ist eine gemeinsame Arbeitsplattform, und der entscheidende Unterschied zum früheren Pendelordner liegt genau darin: Mandant und Steuerkanzlei greifen gleichzeitig auf dieselben Daten im DATEV-Rechenzentrum zu. Kein doppelter Datenbestand, keine E-Mail-Weiterleitungen, kein Papierstapel.

Eine Plattform für beide Seiten

Sobald Sie einen Beleg hochladen, liegt er revisionssicher und GoBD-konform im DATEV-Rechenzentrum. Ihr Steuerberater sieht ihn nicht als Kopie, sondern als dasselbe Dokument. Das gilt auch für E-Rechnungen im XML-Format, die DATEV Unternehmen Online mit einem integrierten Visualisierungstool menschenlesbar darstellt.

Ein häufiger Fehler in der Praxis: Unternehmen erhalten eine Zugferd-Rechnung als PDF, drucken diese aus und legen sie in Papierform vor. Der Steuerberater sieht dann nur eine Papierkopie, nicht die Original-XML-Datei, die nach den Vorgaben des BMF-Schreibens maßgeblich ist. Über DATEV Unternehmen Online liegt die Originalrechnung sofort für beide Seiten vor. Im Falle einer Steuerprüfung ist das ein wesentlicher Unterschied.

Wer macht was? Zuständigkeiten klar regeln

Die gemeinsame Plattform löst die Frage der Aufgabenverteilung nicht automatisch. Eine Empfehlung aus der Praxis: Belege müssen nicht aktiv an die Kanzlei übermittelt werden. Der Steuerberater kann sie selbst im System abholen und dabei noch die Vorkontierung vornehmen. Das ist sein Prozessvorteil. Wer Belege festschreibt, bevor die Kanzlei vorkontiert hat, erschwert diesen Schritt unnötig.

Was genau an die Kanzlei übertragen wird: die Belegdaten, eventuelle Vorkontierungen sowie Verweise auf die Belegbilder im DATEV-Rechenzentrum. Die Bilder selbst werden nicht doppelt gespeichert. Das spart Speicherplatz und vermeidet Redundanzen.

Im Hintergrund bucht der Steuerberater die Kontoumsätze in seinem Kanzleiprogramm, ordnet Belege zu, prüft auf Vollständigkeit und erstellt die betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Diese werden, ebenso wie Lohnauswertungen und Steuerzahlungen, nach Abschluss wieder in DATEV Unternehmen Online bereitgestellt.

Buchungsturnus abstimmen: monatlich oder öfter?

Mit DATEV Unternehmen Online ist der klassische Monatsrhythmus nicht mehr die einzige Option. Weil Belege sofort verfügbar sind, kann die Buchhaltung theoretisch wöchentlich erfolgen.

Wer sein Unternehmen aktiv steuern will, benötigt aktuelle Zahlen. Quartalsweise Buchhaltung bedeutet im schlechtesten Fall, etwa bei Dauerfristverlängerung, dass die BWA bereits zwei Monate alt ist, wenn sie eintrifft. Das ist für Entscheidungen kaum brauchbar.

Die Empfehlung lautet: Legen Sie mit Ihrer Kanzlei klare Fristen fest. Zum Beispiel: Alle Belege des Vormonats sind bis zum 5. des Folgemonats vollständig in DATEV Unternehmen Online bereitgestellt, und die Kanzlei bucht bis zum 15. Solche Absprachen schaffen für beide Seiten Planbarkeit und führen zu deutlich aktuelleren Zahlen.

Belegqualität entscheidet über die Buchungsgeschwindigkeit

Der Mehrwert der gemeinsamen Plattform hängt maßgeblich von der Qualität der Belege ab. Je vollständiger und klarer die Daten, desto weniger Rückfragen entstehen und desto schneller ist die Buchhaltung fertig.

Zwei praktische Tipps dazu:

Nutzen Sie das Notizfeld bei Bankkontoumsätzen. Privatentnahmen, Privateinlagen oder Mietzahlungen ohne zugehörigen Beleg lassen sich dort mit einem kurzen Hinweis versehen. Der Steuerberater weiß dann, wie er die Position buchen soll.

Legen Sie für wiederkehrende Buchungen Regeln an. Bei der ersten Mietzahlung hängen Sie den Mietvertrag an; ab der zweiten greifen automatische Notizen. So entsteht kein Mehraufwand für Dauervorgänge.

Weniger Rückfragen bedeuten schnellere Verbuchung, und schnellere Verbuchung bedeutet aktuellere Zahlen für Ihre Unternehmenssteuerung.

Wie Sie diese Zusammenarbeit von Anfang an strukturiert aufbauen, zeigt die 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting: praxisnah und Schritt für Schritt.