Fakturierungssoftware mit DATEV-Schnittstelle: welche Tools direkt übergeben

Für die meisten Unternehmen ist DATEV Unternehmen Online in erster Linie ein Werkzeug für Eingangsrechnungen, Bankabgleich und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung. Doch auch Ausgangsrechnungen, also das, was Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen, gehören in dieses System. Wie Sie Ihre Fakturierungssoftware mit DATEV verbinden und welche Tools dafür infrage kommen, erklärt dieser Beitrag.

Warum Ausgangsrechnungen in DATEV gehören

Wenn Ihr Steuerberater die Buchhaltung über DATEV führt, benötigt er auch Ihre Ausgangsrechnungen. Ohne eine direkte Anbindung bleibt nur der manuelle Weg: Rechnungen als PDF per E-Mail an die Kanzlei schicken oder über eine Upload-Mail-Adresse in DATEV Unternehmen Online einspielen. Das funktioniert, ist aber weder elegant noch fehlerfrei.

Die sauberere Lösung ist eine Fakturierungssoftware mit direkter DATEV-Schnittstelle. Wenn Sie Ihre Rechnung im gewohnten Tool erstellt und versendet haben, überträgt die Software die Belegdaten automatisch an DATEV Unternehmen Online. Dort erscheint die Rechnung dann im Bereich Ausgangsbelege, bereit für die Verbuchung durch den Steuerberater.

Wie die Übertragung per DATEV-Schnittstelle funktioniert

Fakturierungssoftware mit DATEV-Anbindung nutzt in der Regel den sogenannten DATEV Rechnungsdatenservice 1.0. In der Software finden Sie einen Menüpunkt wie „Dienste” oder „Schnittstellen”, über den Sie die Verbindung herstellen. Die Authentifizierung erfolgt über Ihr DATEV-Login, auf dem gleichen Weg wie bei der Anmeldung in DATEV Unternehmen Online selbst, inklusive Bestätigung über Smart Login.

Nach der Verbindung können Sie einzelne Rechnungen oder Stapel direkt übertragen. Die Belege landen anschließend im Bereich „Offene Kundenrechnungen” in DATEV Unternehmen Online und können dort vom Steuerberater eingesehen und verbucht werden.

Der DATEV-Marktplatz: Übersicht über kompatible Tools

Wenn Sie noch kein passendes Tool haben oder prüfen möchten, welche Software eine DATEV-Schnittstelle bietet, ist der DATEV-Marktplatz die richtige Anlaufstelle. Sie finden ihn, indem Sie auf der DATEV-Homepage (www.datev.de) über die Suche nach „Marktplatz” suchen und dann auf den entsprechenden Eintrag klicken.

Im Marktplatz können Sie nach Funktion filtern, etwa nach „Rechnungsschreibung”. Die Liste zeigt Ihnen dann Drittanbieter, die offiziell als DATEV-Schnittstellenpartner zertifiziert sind. Bekanntere Namen wie Lexware Office, FastBill oder Billomat sind dort ebenso vertreten wie spezialisierte Lösungen für bestimmte Branchen. Für jeden Anbieter gibt es eine Beschreibung, welche Schnittstellenstandards unterstützt werden und für welche Unternehmenstypen das Tool geeignet ist.

Wann eine Upload-Mail-Adresse ausreicht

Wenn Sie Ihre Rechnungen per E-Mail an Kunden versenden, ist eine einfache Alternative die DATEV Upload-Mail-Adresse. In DATEV Unternehmen Online können Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse für Belegupload anlegen. Sie setzen diese Adresse bei jedem Rechnungsversand als BCC (Blind Copy), ohne dass Ihr Kunde davon etwas sieht. Die Rechnung landet damit automatisch in Ihrem DATEV-Belegbestand.

Das ist kein vollständiger Ersatz für eine Schnittstelle, aber für Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen eine pragmatische Lösung.

Wann eine Schnittstelle nicht ausreicht

Für E-Commerce-Unternehmen mit mehreren tausend Ausgangsrechnungen pro Monat stoßen Standard-Schnittstellen an ihre Grenzen. Hier sind spezialisierte Tools erforderlich, die nicht nur die Übertragung, sondern auch die automatische Zahlungszuordnung übernehmen, etwa bei Zahlung über PayPal oder Mollie. Der DATEV-Marktplatz bietet auch für diese Anforderungen entsprechende Filtermöglichkeiten.

Wer seinen gesamten Rechnungsworkflow in DATEV Unternehmen Online strukturiert aufbauen möchte, von der Eingangsrechnung bis zur Ausgangsrechnung, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting einen praxisnahen Einstieg.