Eingangsrechnungen digital verarbeiten in DATEV: der komplette Prozess

Täglich treffen in Unternehmen Eingangsrechnungen ein: per Post, per E-Mail oder über Kundenportale. Wer diese Rechnungen strukturiert in DATEV Unternehmen Online verarbeitet, spart Zeit, reduziert Fehler und erfüllt gleichzeitig die GoBD-Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie der gesamte Prozess funktioniert, von der Rechnung im Briefkasten bis zur automatischen Zuordnung im System.

Drei Eingangswege für Ihre Eingangsrechnungen

Bevor Sie eine Rechnung in DATEV Unternehmen Online verarbeiten können, muss sie digital vorliegen. Je nach Eingangsweg ergeben sich unterschiedliche Schritte:

Papierrechnung per Post: Rechnungen in Papierform müssen zunächst digitalisiert werden, durch Einscannen oder Fotografieren mit dem Smartphone. Dabei gilt: Achten Sie auf vollständige Scans. Wenn eine Rechnung zwei Seiten hat und Seite 2 leer ist, muss sie dennoch mitgescannt werden. Fehlt sie bei einer Prüfung, müssen Sie nachweisen, dass die zweite Seite tatsächlich leer war. Das ist in der Praxis schwieriger als es klingt.

Rechnung per E-Mail: Der bevorzugte Weg. Sie erhalten die Rechnung als PDF oder, immer häufiger, als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Beide Formate lassen sich direkt in DATEV Unternehmen Online hochladen. Eine XRechnung ist dabei für den Menschen ohne Visualisierungstool nicht lesbar, da es sich um eine XML-Datei handelt. DATEV stellt sie jedoch lesbar dar.

Download aus einem Kundenportal: Manche Lieferanten stellen Rechnungen in eigenen Portalen bereit. Auch diese können Sie als PDF oder E-Rechnung herunterladen und anschließend hochladen.

Scan-Qualität entscheidet über die Erkennungsrate

Egal über welchen Weg die Rechnung eingeht: Wenn ein Scan notwendig ist, gilt Qualität vor Geschwindigkeit. Eine unscharfe, schief gescannte oder zerknitterte Vorlage mindert die automatische Texterkennung erheblich. Prüfen Sie daher jeden Scan kurz, bevor Sie ihn hochladen. Weiße Rückseiten, fehlende Seiten oder schlechte Belichtung sind die häufigsten Fehlerquellen.

Die beste Lösung langfristig: Bitten Sie Ihre Lieferanten, Rechnungen künftig per E-Mail zu senden. Die meisten stimmen dem gerne zu, denn es spart ihnen ebenfalls Aufwand. Mit dem Ende der Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht wird dieser Weg ohnehin zum Standard.

Was DATEV Unternehmen Online aus der Rechnung macht

Sobald ein Beleg hochgeladen ist, startet im Hintergrund automatisch die Texterkennung. Das System liest strukturierte Felder aus: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, IBAN, Umsatzsteuer-ID und weitere. Die erkannten Daten werden in die Erfassungsmaske übertragen.

Gleichzeitig gleicht DATEV Unternehmen Online die erkannten Daten mit Ihren gepflegten Stammdaten ab. Hat sich die Bankverbindung eines Lieferanten geändert, warnt Sie das System. Sie können die Abweichung gezielt prüfen und die Stammdaten anpassen, bevor eine Zahlung auf die falsche IBAN geht.

Zahlung direkt aus dem System vorbereiten

Nach der Prüfung und Freigabe bereitet DATEV Unternehmen Online die Überweisung vor. Bei Lastschriftlieferanten wartet das System auf die Kontoabbuchung und ordnet den Kontoumsatz automatisch der Rechnung zu. In beiden Fällen wird die Rechnung als bezahlt markiert und ist damit GoBD-konform archiviert, ohne zusätzlichen manuellen Schritt.

Drittanbieter-Tools für automatischen Import

Für Unternehmen, die Rechnungen aus vielen verschiedenen Portalen beziehen, gibt es Zusatztools wie Invoice Fetcher oder GetMyInvoices. Diese loggen sich automatisch in Lieferantenportale ein oder empfangen E-Mail-Weiterleitungen und übertragen die Belege direkt nach DATEV Unternehmen Online. Sie sind keine DATEV-eigenen Lösungen, aber etablierte Ergänzungen im Markt.

Wenn Sie diesen Prozess Schritt für Schritt in Ihrem Unternehmen einführen möchten, zeigt die 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting, wie Sie DATEV Unternehmen Online vollständig in Ihren Arbeitsalltag integrieren: vom Upload bis zur GoBD-konformen Archivierung.