DATEV Upload-Mail einrichten: Rechnungen automatisch per E-Mail ins System

Einer der effizientesten Wege, Belege in DATEV Unternehmen Online zu übertragen, ist die Upload-Mail. Statt Rechnungen manuell hochzuladen, leiten Sie sie einfach an eine von DATEV bereitgestellte E-Mail-Adresse weiter, und sie landen automatisch im System. Wie die Einrichtung funktioniert, was dabei zu beachten ist und wie Sie daraus einen weitgehend automatischen Prozess bauen, erfahren Sie hier.

Was ist die DATEV Upload-Mail?

DATEV stellt für jedes Unternehmen in Unternehmen Online eine individuelle Postfachadresse bereit. Diese E-Mail-Adresse ist fest Ihrem Unternehmen zugeordnet. Belege, die als PDF-Anhang an diese Adresse gesendet werden, landen automatisch im Posteingang der Belegübersicht, ohne dass Sie sich in DATEV einloggen und manuell etwas hochladen müssen.

Die Adresse ist nicht öffentlich. Sie bestätigen sie einmalig in den Einstellungen von DATEV Unternehmen Online, bevor sie aktiv wird. Anschließend können Sie sie für verschiedene Zwecke nutzen.

So richten Sie die Upload-Mail ein

Die Einrichtung erfolgt direkt in DATEV Unternehmen Online im Bereich Belegeinstellungen. Dort finden Sie die Upload-Mail-Funktion und Ihre individuelle DATEV-E-Mail-Adresse. Bestätigen Sie die Adresse. Danach ist sie empfangsbereit.

Von diesem Moment an können Sie PDF-Rechnungen an diese Adresse senden oder weiterleiten, und sie erscheinen automatisch in Ihrer Belegübersicht.

Drei Möglichkeiten, den Weg zu automatisieren

1. Eingangsrechnungen per E-Mail direkt weiterleiten

Wenn Lieferanten Ihnen Rechnungen per E-Mail schicken, können Sie Ihre Rechnungseingangs-E-Mail-Adresse so einrichten, dass eingehende E-Mails automatisch an die DATEV-Upload-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Der Beleg landet dann ohne Ihr Zutun in DATEV. Sie müssen die E-Mail nicht einmal öffnen.

2. Scanner direkt an die DATEV-Adresse senden

Die meisten Büroscanner bieten die Möglichkeit, Scans direkt per E-Mail zu versenden. Tragen Sie dort die DATEV-Upload-Mail-Adresse als Zieladresse ein. Dann reicht ein Tastendruck am Scanner: Die Papierrechnung wird eingescannt und landet automatisch in DATEV Unternehmen Online, ohne Umweg über die Festplatte.

3. Rechnungs-PDF manuell weiterleiten

Als schnellste manuelle Variante: Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail und leiten sie direkt an die DATEV-Adresse weiter. Kein Speichern, kein Einloggen, kein Hochladen.

Was über die Upload-Mail funktioniert und was nicht

Über die Upload-Mail lassen sich PDF-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen übertragen. ZUGFeRD-Rechnungen sehen aus wie normale PDFs, enthalten jedoch eingebettete strukturierte Daten. Die OCR-Erkennungsrate ist entsprechend hoch.

Aktuell noch nicht möglich ist die Übertragung von XRechnungen (XML-Format) über die Upload-Mail. DATEV arbeitet daran, diesen Weg in Zukunft zu öffnen. Stand heute ist die XRechnung nur über den direkten Browser-Upload verarbeitbar.

Warum dieser Weg so wertvoll ist

Die Upload-Mail reduziert manuelle Schritte erheblich. Wer konsequent E-Mail-Weiterleitungen und Scanner-Direktversand einsetzt, hat am Ende des Monats keinen Stapel nicht hochgeladener Rechnungen, weil der Upload längst automatisch erfolgt ist. Die Belege liegen pünktlich in DATEV, der Steuerberater kann zeitnah buchen, und Sie behalten stets den Überblick über Zahlungsfristen.

Wie Sie die Upload-Mail und die weiteren Upload-Wege in einen durchgängigen, weitgehend automatisierten Belegprozess integrieren, ist Teil der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting.