Was ist DATEV Unternehmen Online? Alles, was KMU wissen müssen

Viele Unternehmer kennen DATEV Unternehmen Online, aber die meisten nutzen es kaum mehr als einen digitalen Briefkasten: Beleg hochladen, fertig. Das ist ungefähr so, als würden Sie ein modernes Smartphone nur zum Telefonieren nutzen. Denn hinter dem Tool steckt erheblich mehr.

Was ist DATEV Unternehmen Online überhaupt?

DATEV Unternehmen Online (kurz: DUO) ist eine Cloud-basierte Plattform, die speziell für die digitale Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Unternehmer und Ihrer Steuerberatungskanzlei entwickelt wurde. Es ist kein Buchhaltungsprogramm, mit dem Sie eigenständig Konten zuordnen oder Abschlüsse erstellen. Es ist ein Kollaborationstool: ein Werkzeug, mit dem beide Seiten effizient und ortsunabhängig zusammenarbeiten.

Die vier Kernbereiche

Belege: Hier liegt für die meisten Unternehmen das größte Potenzial. Eingangsrechnungen, die per E-Mail eintreffen, als PDF oder künftig als E-Rechnung, lassen sich vollständig automatisiert in DUO übernehmen. Ohne manuelles Weiterleiten, ohne Anhänge herunterladen. Papierbelege können gescannt, Kassenbons mit dem Smartphone fotografiert werden. Der Normalfall aber sollte die automatische Verarbeitung der E-Mail-Rechnung sein.

Bank: Sie binden Ihre Bankkonten direkt an und sehen alle Umsätze auf einen Blick, ohne sich jedes Mal separat ins Online-Banking einzuloggen.

Kasse: Für Betriebe mit Bargeschäften werden Kasseneinnahmen und -ausgaben direkt digital erfasst.

Auswertungen: Sobald Ihr Steuerberater die Buchhaltung erstellt hat, stehen Ihnen die betriebswirtschaftlichen Zahlen direkt in DUO zur Verfügung. Zusätzlich sehen Sie jederzeit in Echtzeit Ihre offenen Posten: welche Eingangsrechnungen noch offen sind, bei welchen Sie noch Skonto ziehen können, und welche Ihrer Kunden noch ausstehende Beträge haben.

Der Unterschied zu anderen Tools

Im Gegensatz zu Programmen wie Lexware Office oder sevDesk buchen Sie in DUO nicht selbst. Sie übernehmen den administrativen Teil: Belege erfassen, Bank anbinden, Zahlungen vorbereiten. Ihr Steuerberater stellt derweil die korrekte Verbuchung sicher. Diese klare Aufgabenteilung macht das System für Unternehmer ohne Buchhaltungskenntnisse deutlich zugänglicher.

Wie der Alltag ohne DUO oft aussieht

Eingangsrechnungen trudeln per E-Mail ein, werden irgendwo auf der Festplatte abgelegt oder an die Kanzlei weitergeleitet, im ungünstigsten Fall noch ausgedruckt und in einem Ordner gesammelt. Es gibt keinen klaren Überblick, welche Rechnungen bereits bezahlt sind. Hat Kunde Müller schon überwiesen? Müsste man nachschauen. Wie steht das Unternehmen finanziell da? Warten auf die nächste BWA.

Was sich ändert

Mit DATEV Unternehmen Online landen E-Mail-Rechnungen automatisch dort, wo sie hingehören. Sie sehen sofort, welche Zahlungen anstehen und wann Skonto-Fristen ablaufen. Sie wissen, welche Kunden noch offene Beträge haben. Und Ihr Steuerberater bucht zeitnah, sodass Sie auf aktuelle Auswertungen zugreifen können, nicht auf drei Monate alte Zahlen.

Das ist der Unterschied zwischen reaktivem und proaktivem Unternehmertum: Entscheidungen auf Basis aktueller Daten statt auf Basis von Bauchgefühl.

Wenn Sie DATEV Unternehmen Online strukturiert einrichten und in Ihren Alltag integrieren möchten, begleitet Sie die 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting Schritt für Schritt: von der ersten Anmeldung bis zur automatisierten Belegverarbeitung.