DATEV Texterkennung (OCR): So funktioniert die automatische Beleglesung

Wer Rechnungen in DATEV Unternehmen Online hochlädt, stellt schnell fest: Das System liest viele Belegdaten automatisch aus: Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag, IBAN. Was dahintersteckt, wie die Texterkennung funktioniert und wie Sie die Erkennungsrate maximieren, erklärt dieser Beitrag.

Was die OCR-Texterkennung leistet

Die automatische Texterkennung in DATEV Unternehmen Online, auch als Buchungsassistent bezeichnet, analysiert hochgeladene Belege im Hintergrund. Laut DATEV werden dabei mehr als 80 Prozent der Basisdaten automatisch erkannt. In der Praxis liegt die Trefferquote bei sauberen Belegen und gepflegten Stammdaten häufig deutlich höher, oft bei 90 bis 95 Prozent.

Konkret sucht das System nach strukturierten Feldern: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Leistungsdatum, IBAN, Umsatzsteuer-ID, Steuernummer, Anschrift und Kundennummer. Dabei handelt es sich nicht um eine Volltextsuche: Der Freitext auf einer Rechnung wird nicht durchsucht. Das System arbeitet mit Schlagwortmustern: Es sucht nach Bezeichnungen wie „Rechnungsnummer” oder „Gesamtbetrag” und liest den dazu passenden Wert aus.

Wichtig zu verstehen: Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung liefert die Erkennungsrate von nahezu 100 Prozent, weil die Daten bereits strukturiert in maschinenlesbarer Form vorliegen. Eine klassische OCR-Erkennung ist gar nicht nötig.

Den Buchungsassistenten korrekt aktivieren

Die automatische Texterkennung läuft nur, wenn der Buchungsassistent in den Einstellungen aktiviert ist. Den Weg dahin finden Sie in der Belegübersicht über das Schraubenschlüssel-Symbol. Dort sollten zwei Einstellungen aktiv sein:

Erstens „Buchungsassistent verwenden”: Das aktiviert die OCR-Texterkennung grundsätzlich.

Zweitens „Unsicher erkannte Werte vorbelegen”: Das sorgt dafür, dass auch Felder, bei denen das System nicht vollständig sicher ist, vorab befüllt werden. Diese erscheinen dann orange markiert und sollten besonders sorgfältig geprüft werden.

Beide Einstellungen sind einmalig vorzunehmen und gelten dauerhaft.

Bearbeitungsform „Erweitert” ist Pflicht

Damit die automatische Zuordnung von Lieferanten über Umsatzsteuer-ID, Steuernummer oder IBAN funktioniert, muss die Bearbeitungsform auf „Erweitert” gestellt sein, nicht auf „Standard”. Diese Einstellung finden Sie in der Belegübersicht oben. Ist dort „Standard” angezeigt, können Sie über „Einstellungen” wechseln. Im Zweifel übernimmt das Ihr Steuerberater.

Wie das System aus Ihren Korrekturen lernt

Der Buchungsassistent verbessert sich kontinuierlich, ohne dass Sie aktiv etwas trainieren müssen. Wenn Sie ein falsch oder unvollständig erkanntes Feld korrigieren, verarbeitet das System diese Korrektur als Rückkopplungsinformation. Auch wenn der Steuerberater einen Buchungsstapel abschließt, werden die Daten zurück an DATEV Unternehmen Online übertragen und verbessern die Vorkontierung für künftige Belege.

Bei neuen Lieferanten ist die Erkennungsrate anfangs erwartungsgemäß niedriger. Nach dem zweiten oder dritten Beleg desselben Lieferanten läuft die Erkennung in der Regel zuverlässig, sobald Stammdaten, IBAN und Umsatzsteuer-ID hinterlegt sind.

Grenzen der Texterkennung kennen

Die OCR ist auf standardisierte Rechnungsformate ausgelegt. Bei ungewöhnlichen Dokumenten, zum Beispiel Mietverträgen, die als Dauerrechnung dienen, stößt das System an seine Grenzen. Dort fehlen typische Schlagworte wie „Rechnungsnummer” oder „Rechnungsdatum”. Das Ergebnis: weniger oder gar keine Grünmarkierungen, mehr manuelle Eingabe.

Auch Positionsaufteilungen, also wenn eine Rechnung auf verschiedene Kostenstellen oder Steuersätze aufzuteilen ist, müssen weiterhin manuell erfasst werden. Das lässt sich in der Erfassungsmaske über das Plus-Symbol unterhalb des Rechnungsbetrags vornehmen.

Wie Sie die Texterkennung in DATEV Unternehmen Online von Anfang an optimal einrichten und in einen strukturierten Workflow einbetten, zeigt die 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting.