DATEV täglich nutzen statt monatlich: Best Practices für effiziente Routinen

Viele Unternehmen kennen das Muster: Ende des Monats wird alles auf einmal erledigt: Belege hochladen, Überweisungen anstoßen, Abgleiche durchführen. Das verursacht Zeitdruck und macht es schwer, Skonto-Fristen zu nutzen oder auf aktuelle Zahlen reagieren zu können. Mit DATEV Unternehmen Online lässt sich das grundlegend ändern.

Das Grundprinzip: täglich ein bisschen

Wer DATEV Unternehmen Online konsequent nutzt, verteilt den Aufwand auf kurze tägliche Einheiten statt auf einen langen Monatssprint. Der Unterschied ist erheblich: Zwei bis fünf Minuten täglich ersetzen mehrere Stunden am Monatsende.

Ein realistischer Tagesablauf sieht so aus: Rechner hochfahren, E-Mail-Postfach öffnen und DATEV Unternehmen Online direkt danach. Neue Belege prüfen, bearbeiten und für die Überweisung vorbereiten. Fertig. Wer diesen Ablauf zur Gewohnheit macht, hat am Monatsende kaum noch Rückstände.

Belege optimal ins System bringen

Der effizienteste Weg ist die Upload-Mail. Jede Rechnung, die per E-Mail eingeht, wird an die dedizierte DATEV-Upload-Adresse weitergeleitet, automatisch und ohne Mehraufwand. Noch besser: Eine Weiterleitungsregel im E-Mail-System einrichten, die alle eingehenden Rechnungen direkt weiterleitet, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.

Für Papierbelege gilt der klassische Anwendungsfall: Tankbeleg direkt nach dem Tanken mit der DATEV-App fotografieren. Für größere Papiermengen empfiehlt sich ein Scanner mit automatischer Weiterleitung an die Upload-Mail.

Lieferanten auf digitale Rechnung umstellen

Wer Papierbelege aktiv reduzieren möchte, kommt an einer einfachen Maßnahme nicht vorbei: Lieferanten anschreiben und um digitale Rechnungsstellung bitten. Die Erfahrung zeigt, dass über 90 Prozent der Lieferanten darauf positiv reagieren, denn viele bereiten sich ohnehin auf die E-Rechnung vor und suchen nach geeigneten Zustelladressen.

Eine kurze, freundliche Bitte genügt: Bitten Sie darum, Rechnungen künftig an Ihre Eingangsrechnungs-E-Mail-Adresse zu senden. Das ist für beide Seiten ein Vorteil.

Stammdaten: die Basis für automatische Zuordnung

Jedes Mal, wenn ein Beleg von einem bisher unbekannten Lieferanten eingeht, lohnt es sich, die Stammdaten sofort vollständig zu erfassen: IBAN, Umsatzsteuer-ID, Steuernummer. Diese Angaben sind die Grundlage dafür, dass DATEV Unternehmen Online Zahlungen und Belege automatisch korrekt zuordnet.

Der Unterschied zwischen 85 Prozent und 98 Prozent automatischer Erkennungsrate liegt fast immer an der Vollständigkeit der Stammdaten.

Sicherheitshinweis: IBAN-Änderungen immer verifizieren

Bevor eine Bankverbindung in den Stammdaten geändert wird, sollte immer ein Anruf beim Lieferanten erfolgen. Hintergrund: Die sogenannte „Man-in-the-Middle”-Betrugsmasche ist aktuell weit verbreitet. Dabei werden legitime Rechnungen abgefangen, die Bankverbindung ausgetauscht und die Rechnung dann an den Empfänger weitergeleitet. Die Zahlung geht an ein betrügerisches Konto.

DATEV Unternehmen Online hilft dabei: Das System zeigt einen Hinweis, wenn die auf dem Beleg erkannte IBAN nicht mit den hinterlegten Stammdaten übereinstimmt. Dieser Hinweis sollte nie ignoriert werden.

Überweisungen aus DATEV heraus tätigen

Wer Zahlungen direkt aus DATEV Unternehmen Online heraus anweist, sorgt automatisch für ein sauberes Matching: Beleg, Kontoumsatz und Zahlung werden einander zugeordnet. Der Steuerberater hat weniger Rückfragen, die Buchhaltung läuft schneller.

Praxisbeispiel: Vorher-Nachher

Was der Wechsel zur täglichen Routine bewirken kann, zeigt ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Eine Apotheke mit mehreren Millionen Euro Jahresumsatz benötigte vor der Digitalisierung drei bis vier Tage für die monatliche Buchhaltung. Der Quartalsabschluss dauerte über eine Woche, verbunden mit Urlaubsverzicht und schlaflosen Nächten.

Nach der Umstellung auf DATEV Unternehmen Online mit täglichen Kurzeinheiten erledigt sich die Monatsbuchhaltung quasi nebenbei. Der Quartalsabschluss dauert einen Vormittag.

Wer diese Routinen von Anfang an richtig aufbaut, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting eine strukturierte Anleitung: von der Einrichtung bis zur dauerhaft funktionierenden täglichen Praxis.