DATEV Stammdaten richtig pflegen: Warum das der wichtigste Schritt vor dem Start ist

Viele Unternehmer, die DATEV Unternehmen Online einrichten, wollen schnell mit dem Hochladen von Belegen loslegen. Verständlich, aber wer diesen einen Schritt überspringt, legt den Grundstein für Chaos: die Pflege der Stammdaten. Sie ist keine lästige Pflicht, sondern die Voraussetzung dafür, dass das System später automatisch und zuverlässig arbeitet.

Was passiert, wenn Stammdaten fehlen oder fehlerhaft sind

Stellen Sie sich vor, ein Lieferant ist in Ihrem System doppelt angelegt, aus welchem Grund auch immer, mit zwei verschiedenen Kreditoren-Nummern. Das Ziel von DATEV Unternehmen Online ist, dass eingehende Belege automatisch erkannt und zugeordnet werden. Aber wenn ein Lieferant doppelt geführt wird, weiß das System nicht, welchem Eintrag ein neuer Beleg zugeordnet werden soll.

Das Ergebnis: manuelle Nacharbeit, Verzögerungen, Fehler. Genau das, was die Automatisierung eigentlich verhindern soll.

Stammdaten als Grundlage der automatischen Erkennung

DATEV Unternehmen Online nutzt eine Texterkennung (OCR), um aus hochgeladenen Belegen automatisch Lieferant, Betrag, Datum und weitere Daten auszulesen. Je besser die Stammdaten gepflegt sind, desto höher ist die Trefferquote bei der automatischen Zuordnung.

Besonders wichtig ist dabei die Umsatzsteuer-ID: Sie ist ein eindeutiges Merkmal, denn jede Umsatzsteuer-ID ist genau einmal vergeben. Wenn das System eine auf einem Beleg erkannte Umsatzsteuer-ID mit einem Eintrag in Ihren Stammdaten abgleichen kann, ist die Zuordnung nahezu sicher. Lassen Sie dieses Feld leer, sinkt die Trefferquote erheblich. Die paar Sekunden, die das Erfassen kostet, machen sich schnell bezahlt.

Was zu den Stammdaten gehört

In DATEV Unternehmen Online umfassen die Stammdaten zwei wesentliche Bereiche:

Unternehmensangaben: Ihre eigenen Firmendaten, Bankverbindungen und Zahlungsbedingungen. Diese Grunddaten sollten als erstes vollständig eingepflegt sein.

Geschäftspartner (Debitoren und Kreditoren): Das sind Ihre Kunden (Debitoren) und Ihre Lieferanten (Kreditoren). Für jeden Geschäftspartner hinterlegen Sie mindestens: Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer sowie die Bankverbindung. Dazu kommt die Kreditoren- bzw. Debitorennummer. Hier empfiehlt es sich, einfach die nächste freie Nummer zu wählen.

Wie Sie am schnellsten starten

Wenn Sie DATEV Unternehmen Online neu einrichten und Ihre Geschäftspartner noch nicht im System sind, gibt es einen effizienten Weg: Bitten Sie Ihren Steuerberater, die vorhandenen Kunden- und Lieferantendaten aus der Buchhaltungssoftware zu exportieren. Diese Daten lassen sich als Datei direkt in DUO importieren. Das spart erheblich Zeit gegenüber der manuellen Einzeleingabe.

Haben Sie noch keine umfangreiche Datenbasis, legen Sie die Geschäftspartner manuell über die Stammdaten-Verwaltung an. Alternativ können Sie das auch direkt während der Belegerfassung erledigen. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Stammdaten laufend aktuell halten

Die Ersteinrichtung ist wichtig, aber Stammdaten müssen auch aktuell bleiben. Ändert ein Lieferant seine Bankverbindung und teilt das auf einer Rechnung mit (“Bitte beachten Sie: Unsere Bankverbindung hat sich geändert”), aktualisieren Sie diese Information direkt im System. So stellen Sie sicher, dass spätere Zahlungen korrekt ausgeführt werden.

In der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting ist die Stammdatenpflege ein eigener Einrichtungsschritt, damit DATEV Unternehmen Online von Anfang an sauber und automatisiert arbeitet.