Offene Rechnungen in DATEV im Blick behalten: Zuordnung, Status und Übersicht

Wer seine Buchhaltung mit DATEV Unternehmen Online führt, hat eine entscheidende Möglichkeit: den Zahlungsstatus von Eingangsrechnungen in Echtzeit zu verfolgen. Voraussetzung ist, dass die Bankanbindung eingerichtet ist und Belege regelmäßig erfasst werden. Dann arbeitet das System weitgehend automatisch, aber es lohnt sich zu verstehen, wie die Zuordnung funktioniert und wo manuelles Eingreifen sinnvoll ist.

Automatische Zuordnung zwischen Beleg und Kontoumsatz

Sobald Belege in DATEV Unternehmen Online erfasst sind und die Kontoumsätze aktualisiert werden, beginnt das System mit dem Abgleich. Für jeden Kontoumsatz versucht die Software automatisch, den passenden Beleg zuzuordnen. Gelingt das, erscheint in der Umsatzansicht ein Geldstapel-Symbol, das anzeigt: Dieser Umsatz ist einem Beleg zugeordnet und als vollständig bezahlt markiert.

Daneben sehen Sie ein Roboter-Symbol: Es steht dafür, dass die Zuordnung automatisiert erfolgt ist, ohne Ihr Zutun.

Dieser Status ist auch direkt am Beleg sichtbar. Öffnen Sie einen Beleg, erscheint ein digitaler Bezahlt-Stempel. Wenn Ihre Steuerberaterkanzlei den Beleg anschließend verbucht hat, kommt zusätzlich ein grüner Stempel mit dem Hinweis „Gebucht” dazu.

Was tun, wenn die Zuordnung nicht automatisch klappt?

Nicht jeder Beleg wird automatisch erkannt. Typisches Beispiel: ein Mietvertrag. Das Layout eines Mietvertrags weicht deutlich von dem einer Standard-Rechnung ab. Die Texterkennung findet hier keine bekannten Muster. Trotzdem landet der entsprechende Bankumsatz in den Kontoumsätzen, und Sie können die Zuordnung manuell vornehmen.

Gehen Sie dazu in die Kontoumsätze und öffnen den betreffenden Umsatz per Doppelklick. Über die Suchfunktion schlägt das System passende Belege vor. In der Regel erscheint der gesuchte Beleg in der Trefferliste. Mit einem Klick ordnen Sie ihn zu, markieren ihn als vollständig bezahlt und setzen ihn auf „Geprüft”. Alternativ erledigen Sie all das mit einem einzigen Button.

Ist der Betrag nur teilweise bezahlt worden, etwa weil ein Skonto abgezogen wurde und der Rechnungsbetrag nicht exakt mit dem Kontoabgang übereinstimmt, müssen Sie das manuell nachpflegen: Doppelklick auf den Beleg, Häkchen bei „Vollständig bezahlt” setzen. Danach erscheint der Geldstapel in der Umsatzansicht.

Manuelle Zahlungen anlegen: nicht nur belegbezogen

Neben den Zahlungen, die direkt aus einem Beleg heraus ausgelöst werden, gibt es Überweisungen, die keinem Beleg zugeordnet sind, zum Beispiel Steuervorauszahlungen, Privatentnahmen bei Einzelunternehmen oder andere regelmäßige Zahlungen.

In DATEV Unternehmen Online können Sie solche Zahlungen über die Startseite Bank oder den Bereich Zahlungsverkehr händisch anlegen. Sie geben Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck ein und schicken die Überweisung direkt an die Bank. Für wiederkehrende Zahlungen empfiehlt sich das Anlegen einer Vorlage, etwa für quartalsweise Körperschaftsteuervorauszahlungen. Die Vorlage wird einmalig gespeichert und steht künftig per Knopfdruck zur Verfügung.

Rechnungsliste: der zentrale Überblick über offene Verbindlichkeiten

Über den Bereich „Rechnungen bezahlen” auf der Startseite gelangen Sie zu einer strukturierten Liste aller offenen Eingangsrechnungen. Dort sehen Sie auf einen Blick: Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer, Zahlbetrag, Geschäftspartner, IBAN und, besonders wichtig, die Skonto-Fristen. Das Kalenderblatt-Symbol neben einem Eintrag signalisiert, dass das Fälligkeitsdatum bereits erreicht oder überschritten ist.

Diese Übersicht kann je nach internem Prozess auch für die Aufgabenteilung genutzt werden: Eine Mitarbeiterin bereitet Zahlungen vor und markiert sie, die Geschäftsführung führt sie anschließend über die Bankansicht aus.

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