Offene Posten in DATEV automatisch ausziffern: so klappt die Zahlungszuordnung

Wer hat schon bezahlt, wer noch nicht? Diese Frage treibt jeden Unternehmer um, der Rechnungen auf Zahlungsziel stellt. Klassisch wurde sie über ein Parallelsystem beantwortet: eine Excel-Liste, ein Eintrag im Fakturierungsprogramm oder, mit mehreren Wochen Verzögerung, die offene Postenliste vom Steuerberater. Mit DATEV Unternehmen Online gibt es einen besseren Weg: eine tagaktuelle OP-Übersicht, die sich weitgehend automatisch pflegt.

Die OP-Liste in DATEV Unternehmen Online

Auf der Startseite Belege finden Sie eine Übersicht über Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen. Dort sehen Sie auf einen Blick, wie viele Rechnungen Sie noch bezahlen müssen und wie viele Ihrer Kunden noch nicht bezahlt haben. Diese Übersicht ist so aktuell wie Sie sie pflegen. Wer täglich seine Belege prüft und einspielt, hat eine tagesaktuelle OP-Liste.

Das ist ein erheblicher Unterschied zur alten Welt: Ohne DATEV Unternehmen Online waren die Daten vom Steuerberater oft zwei bis drei Monate alt: zu spät, um rechtzeitig zu mahnen.

Wie die automatische Auszifferung funktioniert

Sobald ein Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto erscheint und Sie die Kontoumsätze in DATEV Unternehmen Online aktualisieren, läuft im Hintergrund ein automatischer Abgleich. Das System prüft, ob eine offene Kundenrechnung zum eingegangenen Betrag und dem Verwendungszweck passt.

Sind die Bedingungen erfüllt, ordnet DATEV Unternehmen Online den Zahlungseingang automatisch der entsprechenden Kundenrechnung zu und ziffert den offenen Posten aus. Die Rechnung verschwindet aus der OP-Liste. Das geschieht ohne Ihr Zutun.

Voraussetzungen für eine zuverlässige automatische Auszifferung:

• Der Kunde gibt im Verwendungszweck eine eindeutige Referenz an, etwa Rechnungsnummer oder Kundennummer.
• Der Zahlbetrag stimmt mit dem Rechnungsbetrag überein oder liegt innerhalb einer einstellbaren Toleranz in Prozent.

Für die Toleranz können Sie in DATEV Unternehmen Online einen prozentualen Rahmen festlegen. Kleinere Abweichungen, etwa durch gerundete Beträge, führen dann nicht dazu, dass die Zuordnung scheitert.

Ausgangsrechnungen aus Drittanbieter-Tools

Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen nicht über DATEV Auftragswesen Next, sondern über ein externes Fakturierungstool erstellen, können Sie diese Rechnungen über eine DATEV-Schnittstelle oder per Upload in DATEV Unternehmen Online einspielen. Sie erscheinen dann ebenfalls in der OP-Übersicht bei den offenen Kundenrechnungen.

Auch E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden korrekt erkannt: DATEV Unternehmen Online extrahiert die XML-Daten automatisch und stellt die Rechnung lesbar dar. Die XML-Datei hängt als letzte Seite an der PDF-Ansicht.

Mahnwesen: Was DATEV noch nicht kann

Ein vollständig automatisiertes Mahnwesen, also das selbstständige Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen nach konfigurierbaren Fristen, bietet DATEV Unternehmen Online derzeit noch nicht. Wer das benötigt, ist auf ein Drittanbieter-Tool angewiesen, das diesen Prozess beherrscht.

In manchen Fakturierungsprogrammen lässt sich das Mahnwesen vollständig automatisieren: Nach einem definierten Zeitraum ohne Zahlungseingang wird automatisch eine Zahlungserinnerung, nach weiteren Tagen eine erste Mahnung verschickt, individuell pro Kunde konfigurierbar. Diese Funktion gehört zu den wesentlichen Gründen, warum viele Unternehmen trotz Auftragswesen Next auf ein externes Fakturierungstool setzen.

Fazit: OP-Liste als fester Bestandteil des Tagesgeschäfts

Die offene Postenliste in DATEV Unternehmen Online ist dann hilfreich, wenn sie konsequent gepflegt wird. Wer seine Kontoumsätze täglich aktualisiert, Rechnungen zeitnah einspielt und sicherstellt, dass Kunden eine verwertbare Referenz im Verwendungszweck angeben, hat eine verlässliche Echtzeitübersicht. Und das ohne Mehraufwand.

Wer diesen Prozess von Anfang an richtig aufbauen möchte, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting eine strukturierte Schritt-für-Schritt-Begleitung durch alle Funktionen von DATEV Unternehmen Online.