Kreditoren und Debitoren in DATEV anlegen: manuell und per CSV-Import

Bevor DATEV Unternehmen Online Belege automatisch zuordnen kann, müssen Ihre Geschäftspartner im System bekannt sein. Kreditoren sind dabei Ihre Lieferanten, Debitoren Ihre Kunden. Beide Gruppen lassen sich in DUO verwalten, entweder manuell oder per Dateiimport. Welcher Weg sinnvoller ist, hängt davon ab, wie viele Einträge Sie bereits haben.

Wo finden Sie die Geschäftspartner-Verwaltung?

Klicken Sie in DATEV Unternehmen Online auf das Kachel-Symbol und navigieren Sie zu “Stammdaten”, dann auf den Reiter “Geschäftspartner”. Hier sehen Sie alle angelegten Geschäftspartner, erkennbar an den Kürzeln K (Kunde/Debitor) und L (Lieferant/Kreditor).

Die Liste lässt sich nach Name, Kundennummer, E-Mail-Adresse, Anschrift oder Postleitzahl filtern und durchsuchen. Sortierungen nach Name, Ort oder Nummer sind ebenfalls möglich.

Geschäftspartner manuell anlegen

Klicken Sie auf “Hinzufügen” und wählen Sie zunächst aus, ob es sich um einen Kunden oder einen Lieferanten handelt. Füllen Sie dann die wesentlichen Felder aus:

• Firmenname und Anschrift: Basis für die Texterkennung bei Belegen
• Steuerrelevante Angaben: Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-ID (wichtig für die automatische Zuordnung, dazu unten mehr)
• Kommunikation: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website nach Bedarf
• Bankverbindung: für Zahlungen direkt aus DUO
• Kreditoren- bzw. Debitorennummer: Klicken Sie auf den kleinen grünen Pfeil, wählt das System automatisch die nächste freie Nummer

Optional können Sie pro Geschäftspartner eine Zahlungsart (z. B. “Überweisung erstellen”) und Zahlungsbedingungen hinterlegen. Das erleichtert später die Zahlungsabwicklung, da diese Werte bei der Belegerfassung vorausgefüllt werden.

Warum die Umsatzsteuer-ID nicht fehlen sollte

Ein häufig unterschätztes Detail: Tragen Sie bei jedem Geschäftspartner die Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer ein, auch bei rein inländischen Lieferanten. Der Grund ist technischer Natur: Die Umsatzsteuer-ID ist ein eindeutiges Merkmal. Wenn das System auf einem eingehenden Beleg eine Umsatzsteuer-ID erkennt und diese mit einem Datensatz in Ihren Stammdaten abgleichen kann, steigt die automatische Zuordnungsquote deutlich. Wer dieses Feld leer lässt, vergibt unnötig Automatisierungspotenzial.

Geschäftspartner per CSV-Import übernehmen

Wer bereits eine umfangreiche Kundenliste hat oder ein neues System einrichtet, muss nicht jeden Eintrag manuell tippen. DATEV Unternehmen Online erlaubt den Import aus einer CSV-Datei.

Klicken Sie auf die drei Punkte in der Geschäftspartner-Übersicht und wählen Sie “Aus einer Datei importieren”. Das System fragt dann, ob die Daten als Kunden oder als Lieferanten importiert werden sollen. Daher bekommen Sie vom Steuerberater in der Regel zwei separate Dateien.

Der empfohlene Weg bei der Ersteinrichtung: Sprechen Sie Ihren Steuerberater an und bitten Sie ihn, die bestehenden Kreditoren- und Debitorendaten aus der Buchhaltung zu exportieren. Er kann die Dateien direkt für den Import in DUO aufbereiten. Das spart erheblich Zeit und vermeidet Tippfehler.

Vorhandene Einträge aktualisieren oder löschen

Beim Import können Sie steuern, ob bestehende Einträge aktualisiert oder nur neue Datensätze angelegt werden sollen. Einzelne Einträge lassen sich auch aus der Liste heraus löschen oder bearbeiten.

Wie Sie Stammdaten nicht nur anlegen, sondern dauerhaft gepflegt halten und damit maximalen Nutzen aus der automatischen Belegverarbeitung ziehen, ist ein zentrales Thema der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting.