Kontoumsätze in DATEV prüfen und verwalten: alle Funktionen erklärt

Sobald die Bankverbindung in DATEV Unternehmen Online eingerichtet und die erste Umsatzabholung durchgeführt ist, stehen alle Kontoumsätze direkt im System zur Verfügung. Die Ansicht bietet dabei deutlich mehr Möglichkeiten als ein klassischer Kontoauszug. Dieser Artikel erklärt alle relevanten Funktionen.

Die Kontoumsatz-Ansicht öffnen

Den schnellsten Weg zur Umsatzliste bietet ein direkter Klick auf das Bankkonto in der Gesamtübersicht. Sie gelangen dann unmittelbar in die Kontoumsatz-Ansicht, ohne den Umweg über die Startseite der Bank-Anwendung.

Alternativ navigieren Sie über die Kachel “Bank” und klicken dort auf “Kontoumsätze prüfen”. In beiden Fällen sehen Sie dieselbe Übersicht.

Die Spalten im Überblick

Die Kontoumsatz-Ansicht enthält folgende Informationen:

• Roboter-Symbol: Signalisiert, dass einem Umsatz automatisch ein Beleg zugeordnet wurde.
• Sammelkontoumsatz-Symbol: Zeigt an, dass es sich um einen aufgelösten Sammelkontoumsatz handelt, etwa bei Sammelüberweisungen.
• Buchungsdatum: Standardmäßig absteigend sortiert, d. h. die neuesten Buchungen erscheinen zuerst.
• Valutadatum: Das wertstellungsrelevante Datum.
• Empfänger / Auftraggeber: Name des Zahlungspartners.
• Bankverbindung: IBAN des Gegenübers.
• Verwendungszweck: Genau wie auf dem Kontoauszug.
• Betrag: Positiv (Eingang) oder negativ (Ausgang).
• Notiz: Freitextfeld für Hinweise an den Steuerberater.
• Beleg: Zeigt, ob ein Beleg zugeordnet ist, oder ermöglicht die manuelle Suche.
• Geprüft: Statusmarkierung für Ihren eigenen Prüfprozess.

Die letzten drei Spalten gehen über das hinaus, was ein Kontoauszug bietet: Sie schaffen die Verbindung zwischen Bankdaten und Belegverwaltung.

Sortierung und Suche

Alle Spalten lassen sich durch Klick auf die Spaltenüberschrift auf- oder absteigend sortieren. Besonders praktisch: die Sortierung nach Empfänger (alphabetisch) oder nach Betrag, wenn Sie einen bestimmten Umsatz suchen, aber nicht die genaue Zahl kennen.

Für die schnelle Suche steht ein Suchfeld bereit, über das Sie direkt nach Name oder Verwendungszweck filtern können. Die erweiterte Suche erlaubt zusätzlich die Eingrenzung nach Buchungsdatum, Betragshöhe oder Notizinhalt und ist damit wesentlich leistungsfähiger als die Suchfunktionen der meisten Online-Banking-Portale.

Filtern nach Status und Zeitraum

Über die Filterleiste lässt sich die Ansicht auf bestimmte Zeiträume eingrenzen, entweder über voreingestellte Perioden oder einen individuellen Datumsbereich. Zusätzlich können Sie gezielt nach ungeprüften oder geprüften Umsätzen filtern, was die Qualitätssicherung im laufenden Monat erleichtert.

CSV-Export für externe Auswertungen

Über die Aktionsleiste können Sie die aktuell angezeigten Kontoumsätze als CSV-Datei exportieren. Das ermöglicht die Weiterverarbeitung in Excel, zum Beispiel für Liquiditätsauswertungen, Abstimmungen oder die Vorbereitung auf Gespräche mit dem Steuerberater.

Regeln für wiederkehrende Umsätze

Unter “Regeln anlegen” können Sie automatische Aktionen für bestimmte Empfänger oder Zahlungsmuster festlegen: z. B. automatisch “Geprüft” setzen oder eine Notiz hinterlegen. Die Regeln werden bei jedem Umsatzabruf angewendet und sparen bei wiederkehrenden Buchungen dauerhaft Zeit.

Kein Kontoauszug-Versand mehr notwendig

Ein praktischer Nebeneffekt der Bankanbindung: Da Steuerberater und Unternehmer auf derselben Plattform arbeiten, hat der Steuerberater direkten Zugriff auf alle Kontoumsätze. Der manuelle Versand von Kontoauszügen, sei es als PDF per E-Mail oder als Ausdruck, entfällt damit vollständig. Das ist nicht nur ein Zeitgewinn, sondern auch ein Datenschutzvorteil: Sensible Bankdaten sollten grundsätzlich nicht unverschlüsselt per E-Mail übertragen werden.

Wer die Arbeit mit Kontoumsätzen in DATEV Unternehmen Online vollständig beherrschen und in einen effizienten Tagesablauf integrieren möchte, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting eine praxisnahe Schritt-für-Schritt-Begleitung.