Automatisierungsregeln für Kontoumsätze in DATEV: so sparen Sie täglich Zeit

Wer die Bankverbindung in DATEV Unternehmen Online eingerichtet hat, erlebt schnell den ersten großen Vorteil: Kontoumsätze stehen direkt im System zur Verfügung. Doch dabei bleibt es nicht. DATEV Unternehmen Online bietet eine Funktion, die die tägliche Arbeit mit Kontoumsätzen noch weiter vereinfacht: die automatische Regel-Funktion.

Was passiert nach der ersten Umsatzabholung?

Sobald Ihre Bank angebunden ist, klicken Sie in der Anwendung Bank auf “Kontoumsätze aktualisieren”. Abhängig vom gewählten Bankverfahren (HBCI oder EBICS) müssen Sie Ihren Zugang dabei ggf. per TAN bestätigen. Danach erscheinen alle aktuellen Kontoumsätze mit Buchungsdatum, Valutadatum, Empfänger bzw. Auftraggeber, Betrag und Verwendungszweck.

Unmittelbar nach der ersten Verbindung kann es einige Minuten oder auch bis zum nächsten Tag dauern, bis alle Daten vollständig sichtbar sind. Das ist normal.

Kontoumsätze prüfen: Was die Spalten bedeuten

Die Umsatzliste zeigt neben den bekannten Kontoauszug-Daten drei zusätzliche Spalten:

• Roboter-Symbol: Zeigt an, ob einem Kontoumsatz automatisch ein Beleg zugeordnet wurde. Je mehr Belege Sie in DATEV Unternehmen Online hochladen, desto häufiger erledigt das der Buchungsassistent selbstständig.
• Notiz: Hier können Sie Ihrem Steuerberater einen Hinweis hinterlassen, etwa “privat” oder “monatliche Miete”. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt die Buchung.
• Geprüft: Eine Markierung für Sie persönlich, mit der Sie festhalten, dass Sie diesen Umsatz überprüft haben. Nützlich als Kontrollmechanismus bei größeren Transaktionsvolumina.

Regeln anlegen: der eigentliche Zeitgewinn

Die wirkliche Automatisierung beginnt mit der Funktion “Regeln anlegen”. Sie erreichen sie direkt über die Aktionsleiste im Kontoumsatz-Bereich.

Eine Regel funktioniert so: Sie legen fest, unter welcher Bedingung etwas automatisch passieren soll und was dann passieren soll. Beispiel: Immer wenn als Empfänger “Vermieter GmbH” auftaucht, soll der Umsatz automatisch auf “Geprüft” gesetzt und die Notiz “Miete” hinterlegt werden.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf “Regeln anlegen”.
2. Vergeben Sie der Regel einen Namen.
3. Wählen Sie aus, für welche Bankverbindung die Regel gelten soll, oder setzen Sie sie für alle Konten.
4. Definieren Sie die Bedingung: z. B. “Empfänger enthält [Name]”.
5. Legen Sie die Aktion fest: “Auf Geprüft setzen” und/oder “Notiz hinterlegen”.
6. Klicken Sie auf “Regel anlegen und anwenden”.

Die Regel wird sofort auf alle passenden Umsätze angewendet, auch rückwirkend auf bereits abgerufene Einträge.

Praxisbeispiele für sinnvolle Regeln

Die Funktion lässt sich für viele wiederkehrende Vorgänge nutzen:

• Kontoführungsgebühren: Kein Beleg nötig, trotzdem automatisch als “Geprüft” markieren.
• Daueraufträge: Miete, Leasing und Versicherungsprämien immer mit der gleichen Notiz versehen.
• Steuervorauszahlungen: Direkt mit einem Hinweis für den Steuerberater kennzeichnen.

Je mehr wiederkehrende Zahlungen Sie über Regeln erfassen, desto weniger manuelle Arbeit bleibt bei jedem Kontoumsatz-Abruf.

Filtern, sortieren, exportieren

Neben der Regel-Funktion bietet DATEV Unternehmen Online im Kontoumsatz-Bereich umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten: nach Zeitraum, Empfänger, Betrag, Notizen oder dem Prüfstatus. Die Schnellsuche findet Umsätze sekundenschnell. Für tiefergehende Auswertungen steht ein CSV-Export bereit, der sich mit Excel weiterverarbeiten lässt.

Einen weiteren praktischen Vorteil bietet die Plattform gegenüber dem klassischen Kontoauszug-Versand: Da Ihr Steuerberater ebenfalls Zugriff auf DATEV Unternehmen Online hat, müssen Sie Kontoauszüge nicht mehr per E-Mail oder als PDF zustellen. Alle Daten liegen auf derselben Plattform.

Wer diesen Automatisierungsgrad systematisch aufbauen möchte, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting eine strukturierte Anleitung: von der Ersteinrichtung bis zu praxiserprobten Regeln für den Arbeitsalltag.