Kassenbuch in DATEV Unternehmen Online GoBD-konform führen

Wer im Unternehmen Bargeldgeschäfte abwickelt, kommt an einem ordnungsgemäß geführten Kassenbuch nicht vorbei. Die GoBD stellen klare Anforderungen: Täglicher Kassensturz, lückenlose Dokumentation, keine nachträglichen Veränderungen festgeschriebener Perioden. DATEV Unternehmen Online bildet all das digital ab und macht das Kassenbuch damit deutlich weniger aufwändig als das klassische Papierbuch.

Wer braucht das Kassenbuch?

Das Kassenbuch in DATEV Unternehmen Online ist für Unternehmen mit Bargeldgeschäft relevant. Dabei lassen sich zwei Kategorien unterscheiden:

Betriebe mit intensivem Bargeldumsatz, etwa Gastronomie, Einzelhandel oder Floristik, sollten ein Kassensystem mit DATEV-Schnittstelle einsetzen. Dieses überträgt den Tagesabschluss automatisch ins Kassenbuch. Alle Zahlarten, also Bar, EC, Kreditkarte und Gutscheine, werden dabei sauber abgebildet.

Für Unternehmen mit geringem Bargeldverkehr, also die klassische Portokasse oder gelegentliche Barausgaben, reicht die manuelle Erfassung direkt in DATEV Unternehmen Online.

Das Kassenbuch ist im Grundmodul von DATEV Unternehmen Online enthalten und verursacht keine Zusatzkosten. Ist es noch nicht freigeschaltet, genügt ein kurzes Telefonat mit der Steuerkanzlei.

Kasse einrichten: Die wichtigsten Einstellungen

Beim ersten Öffnen legen Sie eine neue Kasse an. Neben Bezeichnung und Kontonummer, die Sie im Zweifelsfall mit dem Steuerberater abstimmen, sind zwei Einstellungen besonders wichtig:

Anfangsbestand und Startdatum müssen korrekt sein. Fehler hier lassen sich später nur durch die Steuerkanzlei korrigieren.

Kassenminusprüfung aktivieren. Eine Kasse kann nicht ins Minus gehen. Das ist Realität und Gesetz. Mit dieser Einstellung verhindert das System, dass Sie mehr Ausgaben erfassen, als der aktuelle Kassenbestand erlaubt. Wenn der Bestand nicht stimmt, fällt das sofort auf, zum Beispiel weil eine Bareinlage noch nicht gebucht wurde.

Kassenbewegungen erfassen

Belege lassen sich per Drag & Drop oder über alle anderen Upload-Wege in das Kassenbuch hochladen. Die Texterkennung erfasst Betrag, Datum und Belegnummer. Ob eine Buchung als Einnahme oder Ausgabe zählt, lässt sich mit einem Klick umschalten, solange der Monat noch nicht festgeschrieben ist.

Gerade bei manueller Erfassung schleichen sich Fehler ein: Ein Beleg landet versehentlich als Einnahme statt als Ausgabe. DATEV Unternehmen Online macht diese Korrektur einfach: Buchung anklicken, Einnahme/Ausgabe wechseln, speichern. Im Unterschied zum Papierkassenbuch entfallen aufwändige Streichungen und das Neuschreiben ganzer Seiten.

Häufig genutzte Belegtexte wie „Bareinlage” lassen sich als Vorlage speichern und beim nächsten Mal per Klick auswählen.

Kassensturz und Tagesabschluss

Das tägliche Zählen der Kasse und der Abgleich mit dem Buchsaldo sind GoBD-Pflicht, und zwar an jedem Tag, an dem Bargeld bewegt wurde. DATEV Unternehmen Online stellt dafür eine eigene Zählfunktion bereit: Scheine und Münzen einzeln eingeben, der gezählte Bestand wird dem Buchsaldo gegenübergestellt.

Differenzen kommen vor. Ein Plus von zwei Euro bedeutet, dass Kunden zu viel bezahlt haben; ein Minus bedeutet, dass zu viel herausgegeben wurde. Beides ist normal, und beides wird im Kassenprotokoll vermerkt. Das Protokoll lässt sich als PDF speichern und digital unterschreiben, zum Beispiel auf dem iPad.

Festschreiben: Der abschließende Schritt

Nach dem Kassensturz wird der Monat festgeschrieben. Damit sind die Buchungen unveränderlich. Genau das verlangt die GoBD. DATEV Unternehmen Online erinnert aktiv daran und stellt die Bereitstellung für die Steuerkanzlei mit demselben Schritt sicher.

Ein einmal festgeschriebener Monat lässt sich nicht mehr bearbeiten. Das klingt streng, ist aber der Kern ordnungsgemäßer Buchführung.

Wer das Kassenbuch und alle weiteren Bereiche von DATEV Unternehmen Online strukturiert in den Alltag integrieren möchte, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting einen praxisnahen Schritt-für-Schritt-Einstieg: von der Einrichtung bis zur täglichen Routine.