HBCI-Bankzugang in DATEV Unternehmen Online einrichten: die vollständige Anleitung

Wer seine Bank über das HBCI-Verfahren mit DATEV Unternehmen Online verbinden möchte, folgt einem überschaubaren Prozess. Voraussetzung ist, dass die Bankverbindung bereits in den Stammdaten angelegt wurde. Falls das noch nicht geschehen ist, tragen Sie zunächst die IBAN ein. Der Rest wird automatisch erkannt.

Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch die vollständige Einrichtung des HBCI-Zugangs.

Bankzugänge verwalten aufrufen

Den Einstieg finden Sie auf zwei Wegen: entweder über die Kachel “Bank” in der Hauptübersicht oder direkt über die Stammdaten. In beiden Fällen gelangen Sie zur Funktion “Bankzugänge verwalten”. Wählen Sie dort die gewünschte Bankverbindung aus und klicken Sie auf den Reiter “HBCI-Zugang”, dann auf “Neu hinzufügen”.

Es erscheint ein Hinweis, dass die Einrichtung des HBCI-Zugangs über den Drittanbieter FinAPI erfolgt. Das ist bei den meisten Buchhaltungslösungen üblich und technisch unbedenklich, denn FinAPI ist die standardisierte Schnittstelle für den Bankdatenabruf. Klicken Sie auf “Weiter”.

Das Pop-up-Fenster und die Benennung des Zugangs

Nach dem Klick auf “Weiter” öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster. Sollte dieses nicht erscheinen, überprüfen Sie die Pop-up-Einstellungen Ihres Browsers: Das Öffnen neuer Fenster muss für DATEV Unternehmen Online erlaubt sein.

Im Pop-up vergeben Sie zunächst einen Namen für diesen Zugang. Die Bezeichnung dient nur der internen Unterscheidung, etwa wenn mehrere Personen im Unternehmen eigene Zugänge haben. Der Name hat keinen Einfluss auf die Zugangsdaten selbst.

Zwei Schnittstellen: Access to Account und FinTS

Im nächsten Schritt sehen Sie zwei Schnittstellen, die Sie einrichten können:

Access to Account (XS2A): Diese Schnittstelle unterstützt SEPA-Überweisungen, SEPA-Sammelüberweisungen und die Umsatzabholung für Girokonten. Sammelüberweisungen bedeuten, dass Sie mehrere Rechnungen auf einmal überweisen können, und das mit nur einer TAN-Eingabe.

FinTS-Schnittstelle: Diese Schnittstelle ermöglicht zusätzlich die Ausführung von SEPA-Lastschriften. Das ist relevant, wenn Sie bei Kunden per Lastschriftmandat einziehen. Außerdem deckt sie Tagesgeld- und Darlehenskonten bei der Umsatzabholung ab und übernimmt Sammelüberweisungen, sofern Ihre Bank diese nicht über die erste Schnittstelle unterstützt.

Empfehlung: Richten Sie grundsätzlich beide Schnittstellen ein. Es entstehen keine Nachteile, und Sie stellen sicher, dass alle Funktionen, insbesondere Sammelüberweisungen, zuverlässig funktionieren.

Einrichtung im Detail

Klicken Sie bei der ersten Schnittstelle auf “Einrichten”. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre gewöhnlichen Online-Banking-Zugangsdaten eingeben: Benutzername und Passwort bzw. PIN. Das sind dieselben Daten, die Sie auch für Ihr normales Online-Banking verwenden.

Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, die PIN nicht dauerhaft zu speichern. Klicken Sie anschließend auf “Bankdaten abrufen”. Daraufhin fordert das System eine TAN an, je nach Ihrer Banking-App via Push-Benachrichtigung, QR-Code-Scan oder Barcode-Lesegerät.

Nach erfolgreicher TAN-Eingabe erscheint in dem Einrichtungsfenster ein grünes Häkchen als Bestätigung. Wiederholen Sie den Vorgang für die zweite Schnittstelle (FinTS) auf identische Weise.

Umsatzabholung aktivieren

Nachdem beide Schnittstellen eingerichtet sind, klicken Sie auf den Reiter “Umsatzabholung” und setzen das entsprechende Häkchen. Erst dadurch werden Kontoumsätze tatsächlich abgerufen.

Anschließend können Sie zwischen zwei Varianten wählen:

• Manueller Abruf: Sie rufen die Umsätze selbst ab, indem Sie in der Anwendung Bank auf “Kontoumsätze aktualisieren” klicken. Kostenlos.
• Automatischer Abruf: Ihre Bank sendet die Umsätze nachts automatisch an das DATEV-Rechenzentrum. Beim Öffnen von DATEV Unternehmen Online am nächsten Morgen sind die Daten bereits aktuell. Kostet ca. 1,80 Euro netto pro Konto und Monat.

Ob der automatische Abruf diesen Betrag wert ist, hängt von Ihren Arbeitsprozessen ab. Für viele Unternehmen ist ein einziger Klick pro Tag kein relevanter Aufwand. Die manuelle Variante reicht in diesen Fällen vollständig aus.

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, klicken Sie auf “Übernehmen”. Ihr HBCI-Bankzugang ist damit aktiv und einsatzbereit.

Wer die gesamte Einrichtung von DATEV Unternehmen Online strukturiert und praxisnah angehen möchte, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting eine vollständige Schritt-für-Schritt-Begleitung: von der Bankanbindung bis zur automatisierten Belegzuordnung.