Geschäftspartner in DATEV direkt bei der Belegerfassung anlegen: der schnelle Weg

Geschäftspartner lassen sich in DATEV Unternehmen Online nicht nur über die Stammdaten-Verwaltung anlegen. Es gibt einen zweiten, oft schnelleren Weg: direkt während der Belegerfassung. Dieser Ansatz ist besonders praktisch, wenn ein neuer Lieferant oder Kunde zum ersten Mal auftaucht und Sie den Beleg gerade ohnehin bearbeiten.

Wie der alternative Weg funktioniert

Wenn Sie einen Beleg in der Belegübersicht öffnen und der Lieferant oder Kunde noch nicht in Ihren Stammdaten vorhanden ist, sehen Sie in der Erfassungsmaske ein Symbol zum Anlegen eines neuen Geschäftspartners. Ein Klick darauf öffnet das Eingabeformular, und hier zeigt sich der eigentliche Vorteil.

Texterkennung füllt das Formular vor

DATEV Unternehmen Online liest Belege mit einer automatischen Texterkennung (OCR) aus. Alle Felder, die das System sicher erkannt hat, sind bereits ausgefüllt und grün markiert. Das bedeutet: Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-ID und Bankverbindung sind in vielen Fällen bereits eingetragen, ohne dass Sie etwas tippen müssen.

Sie müssen in der Regel nur noch zwei Dinge ergänzen:

1. Die Kreditoren- oder Debitorennummer: Klicken Sie auf das grüne Pfeil-Symbol, wählt das System automatisch die nächste freie Nummer.
2. Die Standardzahlart: zum Beispiel “Überweisung erstellen” mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen.

Dann auf “Speichern”, und der Geschäftspartner ist angelegt.

Wann dieser Weg besonders sinnvoll ist

Der Klassiker: Sie erhalten eine Rechnung von einem Lieferanten, bei dem Sie zum ersten Mal bestellt haben. Die Texterkennung läuft über den Beleg und hat bereits alles Wesentliche erfasst. Statt nun in die Stammdaten-Verwaltung zu wechseln, dort manuell alle Felder auszufüllen und dann zurückzukehren, legen Sie den Lieferanten direkt an Ort und Stelle an.

Ein weiterer Anwendungsfall: Sie erhalten eine Rechnung mit dem Hinweis “Bitte beachten Sie: Unsere Bankverbindung hat sich geändert.” Öffnen Sie die Belegerfassung, klicken Sie auf “Ändern” beim entsprechenden Lieferanten und passen Sie die Bankverbindung an. Fertig, und die Aktualisierung ist direkt mit dem Beleg verknüpft.

Warum die Umsatzsteuer-ID trotzdem einzutragen ist

Auch wenn das Formular bereits weitgehend vorausgefüllt ist, sollten Sie die Umsatzsteuer-ID nicht übergehen. Die Argumentation, bei einer inländischen Lieferung sei sie nicht nötig, greift hier nicht. Denn die Umsatzsteuer-ID ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal. Je mehr eindeutige Merkmale im Datensatz vorhanden sind, desto zuverlässiger erkennt das System den Lieferanten bei künftigen Belegen automatisch.

In den meisten Fällen wird die Umsatzsteuer-ID direkt vom Beleg erkannt und ist bereits im Formular eingetragen. Wenn nicht, lohnt sich die manuelle Eingabe allemal.

Der Praktikerweg

Dieser Ansatz, Geschäftspartner direkt während der Belegerfassung anzulegen, ist kein Umweg, sondern oft der effizienteste Weg im Alltag. Man arbeitet ohnehin mit dem Beleg, die Texterkennung hat die Arbeit bereits weitgehend erledigt, und mit wenigen Klicks ist der neue Datensatz im System. Das Ergebnis: ein vollständiges Stammdaten-Register, das mit der Zeit automatisch wächst, ohne dass Sie dafür extra Aufwand betreiben müssen.

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