Zahlungen per EBICS in DATEV freigeben: VEU und mehrstufige Freigabe erklärt

Wer in DATEV Unternehmen Online das EBICS-Verfahren für den Zahlungsverkehr nutzt, stellt schnell fest: Der Ablauf unterscheidet sich merklich vom klassischen PIN/TAN-Banking. Es gibt zusätzliche Schritte, die auf den ersten Blick ungewohnt wirken, aber einem konkreten Sicherheitszweck dienen. Dieser Beitrag erklärt, wie eine EBICS-Zahlung in DATEV freigegeben wird und was es mit der VEU-Liste auf sich hat.

Der Ablauf einer EBICS-Zahlung Schritt für Schritt

Starten Sie den Zahlungsvorgang über die Startseite Bank. Wählen Sie die gewünschte Überweisung aus und klicken Sie auf „Weiter”. Im nächsten Dialog sehen Sie eine Zusammenfassung der Zahlungssätze: Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck. Bestätigen Sie mit „Unterschreiben und an Bank senden”.

Jetzt übernimmt das EBICS-Verfahren: DATEV Unternehmen Online ist mit Ihrem Smart Login verknüpft. Auf Ihrem Smartphone erscheint eine Benachrichtigung in der Smart-Login-App. Sie öffnen die App, sehen eine Zusammenfassung der Überweisung mit IBAN und Betrag und bestätigen den Vorgang mit einem Tipp auf „Unterschreiben”.

Soweit gleicht das dem gewohnten Bestätigungsprozess beim Online-Banking. Was danach kommt, ist EBICS-spezifisch.

Die VEU-Liste: Empfängerüberprüfung als Pflichtschritt

Nach der Unterschrift erscheint ein Hinweisfenster mit folgendem Inhalt: Für den Zahlprozess ist der Zugang zur VEU-Liste der Bank erforderlich. VEU steht für Verteilte Elektronische Unterschrift. Gemeint ist hier jedoch die Empfängerverifikationsliste Ihrer Bank.

Dieser Schritt ist keine Erfindung der DATEV, sondern eine EU-Vorgabe. Seit dem entsprechenden Inkrafttreten sind Banken verpflichtet, bei Einzelüberweisungen eine Empfängerüberprüfung durchzuführen. Das soll Betrug verhindern und trägt eine klare Haftungsregelung: Wenn die Überprüfung eine vollständige Übereinstimmung ergibt und die Zahlung trotzdem an den falschen Empfänger geht, haftet die Bank.

Wichtig: Die Überweisung ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht ausgeführt. Sie müssen die VEU-Liste erst öffnen, bevor die Zahlung tatsächlich rausgeht.

VEU-Liste öffnen und Empfänger prüfen

Klicken Sie im Hinweisfenster auf den Link zum Öffnen der VEU-Liste. Das System fragt bei Ihrer Bank nach. Das dauert einen kurzen Moment. Anschließend erscheint das Verifikationsfenster. Bei vollständiger Übereinstimmung des Empfängernamens sehen Sie einen entsprechenden Hinweis.

Gibt es keine vollständige Übereinstimmung, können Sie per Klick die Auftragsdetails öffnen. Dort sehen Sie, welcher Name in Ihren Stammdaten gespeichert ist und was bei der Bank hinterlegt ist. Häufige Ursachen für Abweichungen: ein fehlendes Leerzeichen, „Ue” statt „Ü” oder ein leicht abweichender Unternehmensname. In solchen Fällen lohnt es sich, die Stammdaten zu korrigieren.

Freigabe erteilen und nochmals bestätigen

Wenn Sie die Empfängerprüfung abgeschlossen haben, setzen Sie das Häkchen bei dem zu freigebenden Zahlungssatz und klicken auf „Freigeben”. Jetzt folgt ein zweiter Bestätigungsschritt im Smart Login: Auch die Freigabe des Empfängers muss auf dem Smartphone noch einmal bestätigt werden.

Nach dieser zweiten Bestätigung erscheint die Meldung, dass die Freigabe erfolgreich war. Das Fenster kann geschlossen werden. In der Auftragsübersicht sollte jetzt „Keine Aufträge vorhanden” stehen. Taucht die Zahlung noch auf, hilft ein manuelles Neuladen der Seite.

Sammelüberweisungen: Empfängerprüfung optional

Bei Sammelüberweisungen kann die Empfängerprüfung deaktiviert werden: Das entsprechende Häkchen lässt sich entfernen. Bei Einzelüberweisungen ist das nicht möglich; dort ist die VEU-Freigabe verpflichtend. Wer also regelmäßig viele Einzelzahlungen ausführt, sollte diesen zweistufigen Prozess als festen Bestandteil des Zahlungsworkflows einplanen.

Wer den EBICS-Zahlungsworkflow und alle weiteren Funktionen in DATEV Unternehmen Online systematisch aufbauen möchte, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting eine strukturierte Schritt-für-Schritt-Begleitung.