EBICS in DATEV Unternehmen Online einrichten: Schritt für Schritt

Wenn Ihre Bank das EBICS-Verfahren für die Unternehmensanbindung nutzt, unterscheidet sich die Einrichtung in DATEV Unternehmen Online deutlich vom HBCI-Weg. Während Sie beim HBCI-Verfahren einfach Ihre gewohnten Online-Banking-Zugangsdaten eingeben, benötigen Sie für EBICS spezielle Zugangsdaten, die Ihnen Ihre Bank in einem separaten Schreiben mitgeteilt hat.

Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten Einrichtungsprozess.

Voraussetzungen: Zugangsdaten von der Bank

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie das Schreiben Ihrer Bank mit den EBICS-Zugangsdaten griffbereit haben. Darin enthalten sind in der Regel:

• Benutzerkennung (kann je nach Bank auch “User-ID” oder “Teilnehmer” heißen)
• Kunden-ID (manchmal ebenfalls als “User-ID” bezeichnet)
• Hostname (manchmal als “Host-ID” bezeichnet)

Die abweichenden Bezeichnungen können anfangs verwirrend sein. DATEV Unternehmen Online bietet jedoch kleine Info-Schaltflächen direkt neben den Feldern. Dort steht, wie die jeweilige Information bei verschiedenen Banken alternativ benannt wird.

Einrichtung starten

Navigieren Sie über die Stammdaten oder die Anwendung Bank zu “Bankzugänge verwalten”. Wählen Sie die richtige Bankverbindung aus und klicken Sie auf den Reiter “EBICS-Zugang”, dann auf “Neu hinzufügen”.

Im sich öffnenden Fenster legen Sie zunächst einen Benutzer an. Klicken Sie dazu im Feld “Benutzername” auf “bitte wählen Sie einen Benutzer aus” und wählen Sie “Benutzer neu anlegen”. Vergeben Sie einen Namen für diesen Zugang, zum Beispiel Ihren Namen oder die Rolle (z. B. “Geschäftsführung”). Dieser Name dient nur der internen Zuordnung.

Zugangsdaten eintragen

Tragen Sie nun die mit einem Sternchen markierten Pflichtfelder ein:

• Benutzerkennung aus dem Bank-Schreiben
• Kunden-ID aus dem Bank-Schreiben
• Hostname aus dem Bank-Schreiben

Sollten die Bezeichnungen auf Ihrem Schreiben von den Feldbezeichnungen in DATEV abweichen, nutzen Sie die oben erwähnten Info-Schaltflächen zur Orientierung. Im Zweifelsfall hilft das Ausschlussverfahren: Tragen Sie einen Wert ein und prüfen Sie, ob die Initialisierung erfolgreich ist.

Bei der Berechtigung ist standardmäßig “Einzelunterschrift” voreingestellt. Das ist für die meisten Unternehmen korrekt. Falls Sie mit Ihrer Bank ein Vier-Augen-Prinzip oder eine Mehrfachunterschrift vereinbart haben, wählen Sie die entsprechende Option.

Initialisierung durchführen

Klicken Sie auf “Initialisierung durchführen”. Die Software kommuniziert nun mit der Bank. Dieser Vorgang kann ein bis zwei Minuten dauern. Bei Erfolg erscheint eine Bestätigung, in der Regel grün hinterlegt.

Initialisierungsbriefe drucken und versenden

Nach erfolgreicher Initialisierung müssen Sie die sogenannten Initialisierungsbriefe (auch “INI-Briefe”) drucken. Es handelt sich dabei um zwei Dokumente: eines mit einem codierten Schlüssel (in der Regel eine Seite), das andere als Begleitschreiben (meist zwei Seiten).

Wichtig: Beide Briefe müssen unterschrieben und an Ihre Bank gesendet werden. Klären Sie mit Ihrer Bank vorab, ob ein eingescannter Versand per E-Mail ausreicht oder ob das Original auf dem Postweg erwartet wird.

Erst nachdem Ihre Bank die Initialisierungsbriefe erhalten und verarbeitet hat, wird Ihr EBICS-Zugang tatsächlich freigeschaltet.

Umsatzabholung aktivieren

Auch beim EBICS-Verfahren gilt: Setzen Sie nach erfolgreicher Einrichtung das Häkchen unter “Umsatzabholung” und wählen Sie zwischen manuellem Abruf (kostenlos) und automatischem Abruf durch Ihre Bank (ca. 1,80 Euro netto pro Konto und Monat). Klicken Sie abschließend auf “Übernehmen”.

Sobald die Bank den Zugang freigegeben hat und Sie die Umsatzabholung aktiviert haben, können Sie Kontoumsätze direkt in DATEV Unternehmen Online abrufen, ohne Kontoauszüge manuell übermitteln zu müssen.

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