Belegzuordnung in DATEV: Automatisch vs. manuell und was das Roboter-Symbol bedeutet

Wer in DATEV Unternehmen Online die Kontoumsätze aufruft, sieht in der Liste eine Spalte mit einem kleinen Roboter-Symbol. Was es damit auf sich hat und was der Unterschied zwischen automatischer und manueller Belegzuordnung ist, erklärt dieser Artikel.

Was ist die Belegzuordnung?

In DATEV Unternehmen Online arbeiten Unternehmer und Steuerberater auf einer gemeinsamen Plattform. Eingehende Rechnungen werden vom Unternehmen hochgeladen, und der Steuerberater verbucht sie auf seiner Seite. Damit diese Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass die hochgeladenen Belege den entsprechenden Zahlungen auf dem Bankkonto zugeordnet werden.

Diese Zuordnung passiert in zwei Varianten: automatisch durch das System oder manuell durch Sie.

Das Roboter-Symbol: automatische Zuordnung

Das Roboter-Symbol in der Kontoumsatz-Liste zeigt an, dass einem Umsatz automatisch ein Beleg zugeordnet wurde. Das funktioniert dann besonders gut, wenn:

• die Rechnung per E-Mail hochgeladen oder als E-Rechnung (z. B. XRechnung) eingegangen ist,
• die Stammdaten des Lieferanten vollständig und korrekt gepflegt sind,
• Betrag und Zahlungsreferenz eindeutig zugeordnet werden können.

Ist ein Roboter-Symbol vorhanden, hat das System die Verbindung zwischen Beleg und Zahlung selbstständig hergestellt. Der Umsatz wird in diesem Fall auch automatisch auf “Geprüft” gesetzt und der zugehörige Beleg als “Bezahlt” markiert. Das spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Wann fehlt die automatische Zuordnung?

Nicht bei jedem Umsatz gelingt die automatische Zuordnung. Das kann folgende Ursachen haben:

• Der zugehörige Beleg wurde noch nicht hochgeladen.
• Die OCR-Texterkennung hat Lieferant oder Betrag nicht zuverlässig erkannt (etwa bei schlechter Scan-Qualität).
• Der Lieferant ist in den Stammdaten noch nicht gepflegt.
• Der Zahlungsbetrag weicht vom Rechnungsbetrag ab (z. B. wegen Skontoabzug).

In diesen Fällen bleibt die Beleg-Spalte in der Umsatzliste leer, und Sie sehen kein Roboter-Symbol.

Manuelle Zuordnung: So gehen Sie vor

Fehlt die automatische Zuordnung, können Sie den Beleg manuell zuweisen. Klicken Sie in der Umsatzliste auf die entsprechende Beleg-Spalte beim fraglichen Umsatz. Es öffnet sich eine Suchmaske, mit der Sie den passenden Beleg auswählen können.

Die Suche funktioniert nach Lieferant, Betrag oder Datum. Sobald Sie den richtigen Beleg gefunden und zugeordnet haben, ist die Verbindung hergestellt, und der Steuerberater sieht die Zuordnung auf seiner Seite.

Notizen als Kommunikationsweg

Wenn für einen Kontoumsatz kein Beleg existiert, etwa bei einer Kontoführungsgebühr oder einer privaten Entnahme, ist keine Belegzuordnung notwendig. In diesem Fall empfiehlt es sich, über die Notiz-Spalte einen kurzen Hinweis für den Steuerberater zu hinterlassen. Beispiele: “privat”, “Kontoführungsgebühr März” oder “Steuervorauszahlung Q1”.

Diese Notizen sind direkt im System sichtbar und ersparen Ihrem Steuerberater aufwändige Rückfragen.

Die Automatisierung verbessert sich mit der Zeit

Ein wichtiger Punkt: Je konsequenter Sie Ihre Stammdaten pflegen und Belege zeitnah hochladen, desto häufiger funktioniert die automatische Zuordnung. Das System lernt aus den Mustern: Ein einmal korrekt verknüpfter Lieferant wird beim nächsten Umsatz meist direkt erkannt.

Das bedeutet: Der Aufwand für die Belegzuordnung sinkt mit wachsender Nutzung von DATEV Unternehmen Online. Wer regelmäßig Belege hochlädt und Stammdaten aktuell hält, kommt schnell in einen Rhythmus, bei dem ein Großteil der Arbeit automatisch erledigt wird.

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