Belegfreigabe in DATEV einrichten: Vier-Augen-Prinzip für mehr Kontrolle

In kleineren Unternehmen prüft oft eine Person alle eingehenden Rechnungen selbst. Ab einer gewissen Größe wird das zur Schwachstelle: Zahlungen gehen raus, ohne dass jemand zweimal hingeschaut hat. Mit DATEV Belegfreigabe Online lässt sich ein strukturierter Freigabeprozess direkt in DATEV Unternehmen Online abbilden.

Für wen ist die Belegfreigabe relevant?

Die Belegfreigabe ist kein Muss für jeden Betrieb. Wer als Einzelunternehmer zehn Rechnungen pro Woche erhält und jede davon selbst prüft und überweist, braucht keinen zusätzlichen Workflow.

Sobald jedoch Rechnungen mehrere Stationen wie Eingangsbearbeitung, Sachbearbeiterin, Abteilungsleitung und Geschäftsführung durchlaufen, entsteht ein echter Mehrwert. Als Richtwert aus der Praxis gilt: Ab etwa 15 bis 20 Mitarbeitenden lohnt sich ein strukturierter Freigabeprozess.

Wichtig: Die Belegfreigabe ist ein kostenpflichtiges Add-on zu DATEV Unternehmen Online. Die Freischaltung erfolgt über die Steuerkanzlei.

Betragsgrenzen definieren

Das Herzstück des Freigabe-Workflows sind Betragsgrenzen. Ein typisches Modell könnte so aussehen:

• Bis 500 Euro: Keine Freigabe erforderlich, direkte Bearbeitung
• 500 bis 5.000 Euro: Einfache Freigabe durch einen Sachbearbeiter
• 5.000 bis 10.000 Euro: Freigabe durch die Abteilungsleitung
• Über 10.000 Euro: Freigabe durch Abteilungsleitung und Geschäftsführung

Diese Grenzen sind frei konfigurierbar und können jederzeit angepasst werden.

Anwender konfigurieren

Nach der Aktivierung des Freigabeprozesses legen Sie fest, welche Mitarbeitenden welche Berechtigungen erhalten. Drei Rollen sind vorgesehen:

• Zuweisen: Die Person sieht alle eingegangenen Belege und kann einen Freigeber zuweisen, typischerweise diejenige, die den Posteingang bearbeitet.
• Freigeben: Die Person prüft zugewiesene Belege und erteilt oder verweigert die Freigabe.
• Papierkorb leeren: Belege endgültig löschen.

Diese Berechtigungen lassen sich kombinieren und jederzeit ändern.

So läuft die Freigabe in der Praxis ab

Wenn ein neuer Beleg hochgeladen wird, erscheint im Workflow statt „Weiter zu Belegen” der Schritt „Weiter zur Belegfreigabe”. In der Erfassungsmaske wird ein Freigeber ausgewählt. Bei mehrstufigen Prozessen können mehrere Freigeber hintereinander eingetragen werden. Der Beleg muss alle Stufen durchlaufen, bevor er im Rechnungswesen erscheint.

Der Freigeber sieht den Beleg und hat drei Optionen:

• Freigeben: Der Beleg wird zur normalen Weiterverarbeitung freigegeben.
• Auf Klärung setzen: Es besteht noch Klärungsbedarf, zum Beispiel wenn Menge oder Preis nicht mit dem Angebot übereinstimmen.
• Ablehnen: Die Rechnung ist fehlerhaft oder unzulässig.

Erst nach vollständiger Freigabe erscheint der Beleg mit einem digitalen Freigabe-Stempel in der Rechnungsliste zur Überweisung. Abgelehnte oder geklärte Belege tauchen dort gar nicht auf.

Was die Belegfreigabe leistet und was nicht

Die Belegfreigabe in DATEV Unternehmen Online bildet die klassische dreistufige Rechnungsprüfung, also die sachliche, rechnerische und formale Prüfung, strukturiert und nachvollziehbar ab. Das schafft Transparenz im Freigabeprozess und dokumentiert, wer wann was genehmigt hat.

Für Unternehmen, die über ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem nachdenken, ist die Belegfreigabe ein erster konkreter Schritt in diese Richtung, ohne dass sofort in ein komplexes Zusatzsystem investiert werden muss.

Wer wissen möchte, wie sich die Belegfreigabe in einen strukturierten DATEV-Alltag einbetten lässt, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting praxisnahe Anleitungen zu diesem und allen weiteren Bereichen von DATEV Unternehmen Online.