Die DATEV Belegerfassungsmaske verstehen: grüne und orangene Felder erklärt

Sobald Ihre Belege in DATEV Unternehmen Online hochgeladen sind, beginnt die eigentliche Bearbeitung: die Belegerfassung. Für viele Anwender ist die Erfassungsmaske zu Beginn ungewohnt. Dabei ist sie logisch aufgebaut und nimmt Ihnen durch automatische Texterkennung einen Großteil der Arbeit ab. Dieser Beitrag erklärt, was Sie auf der Maske sehen, was die Farbmarkierungen bedeuten und wie Sie Belege effizient durcharbeiten.

Die Belegübersicht als Ausgangspunkt

Bevor Sie in die Erfassungsmaske gelangen, sehen Sie die Belegübersicht. Hier sind alle hochgeladenen Belege gesammelt, egal ob sie per Browser-Upload, E-Mail oder mobiler App eingegangen sind. Die Übersicht bietet umfangreiche Filtermöglichkeiten: nach Bearbeitungsstatus (erfasst, nicht erfasst, gebucht), nach Bezahltstatus, nach Belegtyp oder nach Zeitraum. Auch eine Schnellsuche über die Rechnungsnummer ist möglich.

Das ist besonders dann nützlich, wenn ein Lieferant anruft und fragt, warum seine Rechnung noch nicht bezahlt wurde: Sie finden den Beleg in Sekunden.

Zwei Wege führen in die Belegerfassung: Entweder klicken Sie auf „Belege erfassen” in der Hauptnavigation, und das System öffnet automatisch den ersten offenen Beleg. Oder Sie gehen über die Belegübersicht und öffnen per Doppelklick den gewünschten Beleg.

Was grüne und orangene Felder bedeuten

In der Erfassungsmaske sehen Sie den Beleg auf der linken Seite und die Eingabefelder auf der rechten. Bestimmte Felder sind farblich hervorgehoben, und das ist kein Zufall:

Grüne Felder bedeuten: DATEV Unternehmen Online hat diesen Wert aus dem Beleg erkannt und ist sich dabei sicher. Die Daten wurden automatisch in das jeweilige Feld übertragen. In den meisten Fällen können Sie diese Felder nach kurzer Sichtkontrolle akzeptieren.

Orangene Felder bedeuten: Das System hat zwar einen Wert erkannt, ist sich aber unsicher. Der Inhalt wurde dennoch vorbelegt. So können Sie ihn prüfen und gegebenenfalls korrigieren, statt ihn von Grund auf neu einzugeben. Orangene Felder verdienen grundsätzlich mehr Aufmerksamkeit als grüne.

Wenn sowohl Stammdaten gepflegt sind als auch der Beleg sauber gescannt wurde, ist die Trefferquote in der Praxis hoch: Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Betrag und IBAN sind oft alle korrekt vorbelegt, und Sie klicken nur noch auf „Speichern und weiter”.

Zahlungsbedingungen direkt in der Maske anlegen

Eine praktische Funktion, die viele übersehen: Sie können Zahlungsbedingungen direkt während der Belegerfassung anlegen. Wenn auf einer Rechnung steht „zahlbar innerhalb von 14 Tagen mit 2 % Skonto, sonst 30 Tage netto”, legen Sie diese Bedingung einmalig an. Das System berechnet fortan automatisch die Fälligkeitsdaten und Skontofristen, ausgehend vom Rechnungsdatum.

Das spart Nachrechnen und stellt sicher, dass Ihre Rechnungsliste immer aktuell zeigt, welche Zahlung wann fällig ist.

Neue Lieferanten direkt beim Beleg anlegen

Wenn ein Lieferant im System noch nicht angelegt ist, müssen Sie die Erfassungsmaske nicht verlassen. Über das grüne Plus-Symbol neben dem Lieferantenfeld können Sie den neuen Geschäftspartner direkt am Beleg anlegen, inklusive Anschrift und IBAN. Das System vergibt automatisch das nächste freie Kreditorenkonto. Beim nächsten Beleg desselben Lieferanten erkennt DATEV Unternehmen Online ihn dann bereits.

Belege zügig durcharbeiten

Das Prinzip ist immer gleich: Beleg prüfen, Daten kontrollieren, bei Bedarf ergänzen, auf „Speichern und weiter” klicken. Das System springt automatisch zum nächsten offenen Beleg. Wer regelmäßig mit dem System arbeitet und gepflegte Stammdaten hat, kann einen Stapel Eingangsrechnungen in kurzer Zeit abarbeiten, weil das System die meisten Felder bereits korrekt vorbelegt hat.

Wie Sie die Belegerfassung von Anfang an richtig einrichten und in einen effizienten Workflow integrieren, ist ein zentrales Thema der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting.