Belege mit dem Smartphone fotografieren und in DATEV hochladen: So klappt es zuverlässig

Manchmal liegt eine Rechnung vor Ihnen, ohne dass ein Scanner in der Nähe ist: der Tankstellenbeleg nach einer Dienstreise, die Bewirtungsquittung nach einem Kundentermin oder eine Papierrechnung im Außendienst. Für genau diese Situationen bietet DATEV die Upload Mobil App. Mit ihr fotografieren Sie Belege direkt mit dem Smartphone und laden sie in DATEV Unternehmen Online hoch. Dieser Beitrag zeigt, wie es funktioniert und worauf Sie achten sollten.

Die App einrichten: einmalige Vorbereitung

Die DATEV Upload Mobil App ist kostenlos im App Store und im Google Play Store verfügbar. Laden Sie sie auf Ihr Smartphone herunter und verbinden Sie sie beim ersten Start über Smart Login mit Ihrem Unternehmen in DATEV Unternehmen Online.

Erteilen Sie der App die Kameraberechtigung, denn ohne Kamerazugriff ist das Fotografieren nicht möglich. Wenn Sie mehrere Unternehmen in Ihrem Smart Login freigeschaltet haben, können Sie in der App wählen, für welches Unternehmen der Upload gilt.

Die Einrichtung ist einmalig und dauert wenige Minuten.

Schritt für Schritt: Beleg fotografieren und hochladen

Schritt 1: Beleg scannen. Tippen Sie in der App auf „Beleg scannen”. Die Kamera öffnet sich. Halten Sie das Smartphone ruhig über den Beleg. Die App erkennt ihn automatisch: Sobald ein grüner Rahmen erscheint, wird der Beleg selbstständig fotografiert und zugeschnitten. Schreibtisch und Hintergrund werden automatisch entfernt.

Achten Sie auf die Ausrichtung: Die App gibt eine Fehlermeldung, wenn das Format nicht stimmt. Für Hochformatbelege halten Sie das Smartphone im Hochformat, für Querformatbelege entsprechend quer.

Schritt 2: Mehrere Seiten ergänzen. Hat der Beleg mehrere Seiten, fotografieren Sie einfach weiter. Die App fügt die Seiten automatisch zum selben Dokument hinzu.

Schritt 3: Belegtyp wählen. Wählen Sie vor dem Upload den passenden Belegtyp: Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse oder Sonstiges. Das entspricht den Kategorien in DATEV Unternehmen Online.

Schritt 4: Hochladen. Tippen Sie auf „Upload”. Der Beleg verschwindet aus der App-Ansicht. Das bedeutet: Er wurde erfolgreich übertragen. In der Belegübersicht von DATEV Unternehmen Online ist er anschließend sofort sichtbar.

Warum Bildqualität alles entscheidet

Die automatische Texterkennung (OCR) in DATEV Unternehmen Online erzielt bei Fotos in der Regel eine niedrigere Erkennungsrate als bei PDF-Dateien aus einer E-Mail oder einem Scanner. Der Grund: Ein Foto ist eine unkomprimierte Bilddatei, bei der die Belichtung, der Winkel und die Schärfe schwanken können.

Was die Erkennungsrate verschlechtert:

• Schlechte Beleuchtung oder starke Schlagschatten
• Zerknitterte, gefaltete oder verschmutzte Belege
• Schiefer Winkel oder unscharfe Aufnahme
• Sehr große Bilddateien (je größer, desto langsamer und unzuverlässiger die Erkennung)

Was die Erkennungsrate verbessert:

• Beleg flach auf einer gleichmäßigen Unterlage auslegen
• Taschenlampen-Funktion der App nutzen, wenn das Licht zu schwach ist
• Beleg gut ausleuchten, ohne direkten Gegenlichteinfall
• Den automatischen Zuschnitt nutzen, damit nur der Beleg im Bild ist

Für welche Fälle eignet sich die App?

Die Upload Mobil App ist eine nützliche Ergänzung, aber kein Ersatz für einen Scanner oder den direkten PDF-Upload. Sie ist ideal für Einzelbelege unterwegs: Tankquittungen, Bewirtungsbelege, Kassenzettel oder ähnliches.

Für das regelmäßige Erfassen aller Eingangsrechnungen empfiehlt sich der direkte PDF-Upload oder die Upload-Mail, weil dort die Erkennungsrate deutlich höher ist und der Aufwand pro Beleg geringer ausfällt.

Wie Sie Smartphone-Upload, Upload-Mail und Browser-Upload sinnvoll kombinieren und damit Ihren Belegprozess weitgehend automatisieren, zeigt die 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting.