Belege in DATEV hochladen: alle 4 Wege im Vergleich

Rechnungen in DATEV Unternehmen Online zu übertragen ist auf vier verschiedenen Wegen möglich. Welcher davon zu Ihrem Arbeitsalltag passt, hängt von der Art des Belegs, der Häufigkeit und Ihrem Digitalisierungsgrad ab. Dieser Beitrag stellt alle vier Upload-Wege vor, mit ihren jeweiligen Stärken, Einschränkungen und einer klaren Einschätzung.

Weg 1: Browser-Upload (Drag & Drop)

Der direkteste Weg führt über den Browser. Sie loggen sich in DATEV Unternehmen Online ein, navigieren zu „Belege hochladen” und ziehen dort PDF-Dateien per Drag & Drop in das Uploadfeld oder wählen sie über den Datei-Dialog aus. Das funktioniert für Rechnungseingänge, -ausgänge, Kassenbuchbelege und sonstige Belege.

Praktisch ist die Möglichkeit, vor dem Upload Belege zusammenzufügen (wenn Seiten getrennt gescannt wurden) oder zu trennen. Außerdem lässt sich der Belegtyp bei Bedarf noch vor dem Upload anpassen. Wer viele Belege auf einmal hochladen möchte, kann per Shift-Taste mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.

Für wen geeignet: Für alle, die Rechnungen bereits digital vorliegen haben und sie gesammelt einmal täglich oder wöchentlich hochladen möchten.

Weg 2: DATEV Upload-Mail

DATEV stellt für jedes Unternehmen eine eigene E-Mail-Adresse bereit. An diese Adresse senden oder leiten Sie Rechnungen als PDF-Anhang weiter. Sie landen dann automatisch im Posteingang der Belegübersicht.

Dieser Weg lässt sich gut automatisieren: Wenn Ihr Scanner so eingestellt ist, dass er direkt an eine E-Mail-Adresse sendet, scannen Sie die Papierrechnung einmal ein, und sie landet ohne weiteres Zutun in DATEV. Ebenso können Sie für Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse eine automatische Weiterleitung an die DATEV-Upload-Mail einrichten.

Einschränkung: XRechnungen im XML-Format können über diesen Weg aktuell noch nicht übertragen werden. ZUGFeRD-Rechnungen (die als lesbare PDF-Datei mit eingebetteten Strukturdaten ankommen) funktionieren hingegen problemlos.

Für wen geeignet: Für alle, die Eingangsrechnungen per E-Mail empfangen oder einen Scanner mit E-Mail-Funktion nutzen.

Weg 3: DATEV Upload Mobil (Smartphone-App)

Die kostenlose App „DATEV Upload Mobil” erlaubt es, Belege direkt mit dem Smartphone zu fotografieren und nach DATEV Unternehmen Online hochzuladen. Die App erkennt den Beleg automatisch, schneidet ihn zu und fordert Sie bei falscher Ausrichtung zur Korrektur auf. Mehrere Seiten lassen sich in einer Sitzung scannen und als ein Beleg zusammenführen.

Einschränkung: Fotos haben gegenüber PDF-Dateien in der Regel eine schlechtere OCR-Erkennungsrate. Je nach Belichtung, Knittergrad und Untergrund kann das Ergebnis stark variieren. Der Weg ist für Gelegenheitsbelege gut geeignet, für das regelmäßige Erfassen aller Eingangsrechnungen aber weniger empfehlenswert.

Für wen geeignet: Für einzelne Kassenbelege, Tankquittungen oder Bewirtungsbelege unterwegs, nicht als Hauptweg für alle Eingangsrechnungen.

Weg 4: DATEV Beleg-Transfer

Der Beleg-Transfer ist eine lokal installierte Software, die einen Ordner auf Ihrer Festplatte überwacht. Sobald Sie dort eine PDF-Datei ablegen, wird diese automatisch nach DATEV Unternehmen Online übertragen.

Dieser Weg erfordert eine lokale Installation und eine andere Login-Methode als Smart Login. Er ist tendenziell eher für Serverumgebungen und größere Betriebe konzipiert.

Für wen geeignet: Für Unternehmen mit einer zentralen Ablagestruktur auf einem Server, bei denen Belege automatisiert in einem Netzwerkordner landen.

Die beste Strategie: E-Rechnung bevorzugen

Unabhängig vom Upload-Weg gilt die klare Empfehlung: Bitten Sie Ihre Lieferanten, Rechnungen künftig per E-Mail zu senden, als PDF oder E-Rechnung. Die Erkennungsrate steigt, der Scanaufwand entfällt, und mit dem Ende der Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht ist dieser Weg ohnehin vorgeschrieben. Die meisten Lieferanten stimmen der Umstellung bereitwillig zu.

Welcher Upload-Weg sich für Ihren Betrieb am besten eignet und wie Sie den gesamten Belegprozess automatisieren, zeigt die 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting praxisnah und Schritt für Schritt.