DATEV Auftragswesen Next: E-Rechnungen kostenlos erstellen für kleine Unternehmen

Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt und keine branchenspezifische Fakturierungssoftware benötigt, muss dafür kein separates Tool kaufen. DATEV Unternehmen Online bietet mit dem Zusatzmodul Auftragswesen Next eine integrierte Lösung, und diese unterstützt seit geraumer Zeit auch die gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsformate. Für kleine Unternehmen ist das eine interessante Option.

Was ist Auftragswesen Next und wer kann es nutzen?

Auftragswesen Next ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul innerhalb von DATEV Unternehmen Online. Es wird nicht automatisch freigeschaltet. Sie müssen es explizit über Ihren Steuerberater bestellen. Der monatliche Preis ist überschaubar, variiert aber je nach aktueller DATEV-Preisliste. Fragen Sie bei Ihrer Kanzlei nach dem aktuellen Betrag.

Wenn das Modul freigeschaltet ist, erscheint in Ihren DATEV-Anwendungen der Eintrag „Auftragswesen Next” und auf der Startseite ein schneller Zugang über „Rechnung erstellen”.

Grundeinstellungen: einmalig, aber wichtig

Bevor Sie die erste Rechnung schreiben, sind einige Einstellungen vorzunehmen. Dazu gehören:

• Belegnummernkreise: Wie werden Angebots- und Rechnungsnummern bei Ihnen aufgebaut?
• Preisdarstellung: Netto zzgl. Umsatzsteuer oder Brutto inkl. Umsatzsteuer?
• Rechnungslayout: Logo hochladen, Fußzeile gestalten, Textbausteine anlegen.
• E-Mail-Vorlage: Wie soll die Begleit-E-Mail beim Rechnungsversand aussehen?
• E-Rechnung aktivieren: Grunddaten des Unternehmens eintragen und das E-Rechnungsformat freischalten.

Diese Einstellungen sind einmalig vorzunehmen und können jederzeit angepasst werden.

E-Rechnungen erstellen: ZUGFeRD und XRechnung

Auftragswesen Next unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen, also Rechnungen mit maschinenlesbarem XML-Datensatz. Das ist für B2B-Rechnungsempfänger relevant, die ab 2025 und 2027 (je nach Umsatzgröße) verpflichtend E-Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen.

Bei den Kundeneinstellungen können Sie pro Geschäftspartner festlegen, ob er eine PDF-Rechnung oder eine E-Rechnung erhalten soll. Für E-Rechnungsempfänger tragen Sie die Rechnungs-E-Mail-Adresse ein. Für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) kann eine Leitweg-ID hinterlegt werden. In diesem Fall erstellt Auftragswesen Next automatisch eine XRechnung statt eines ZUGFeRD-Dokuments.

Rechnungen schreiben: der eigentliche Prozess

Eine neue Rechnung anlegen Sie über das Plus-Symbol unter „Belege”. Der Aufbau ist intuitiv: Kunden auswählen, Artikel- oder Leistungspositionen eintragen (entweder frei eingegeben oder aus vorangelegten Artikeln), Menge und Preis bestätigen, fertig.

Wenn beim Kunden E-Rechnung aktiviert ist, erscheint die hinterlegte E-Mail-Adresse automatisch im Rechnungsformular. Über „Fertigstellen” wird die Rechnung festgeschrieben und versandt.

Für wen lohnt sich Auftragswesen Next?

Das Modul ist gut geeignet für Unternehmen mit wenigen Rechnungen pro Monat, etwa Dienstleister, kleine Handwerksbetriebe oder Berater, die bisher mit Word oder Excel fakturiert haben. Wer bisher gar keine strukturierte Fakturierungssoftware nutzt, ist mit Auftragswesen Next besser bedient als ohne.

Klare Grenzen hat das Tool bei hohem Volumen (E-Commerce mit Tausenden Rechnungen monatlich) und bei komplexen Abrechnungsformen wie Abschlags- und Teilrechnungen, einem im Baubereich relevanten Thema. DATEV hat angekündigt, diese Funktion im Laufe des Jahres 2026 nachzuliefern.

Wer seine Rechnungsstellung in DATEV Unternehmen Online von Grund auf strukturiert einrichten möchte, inklusive Auftragswesen Next und E-Rechnungsanbindung, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting einen praxisnahen Einstieg.