Gehaltszettel digital bereitstellen: DATEV Arbeitnehmer Online für Mitarbeiter einrichten

Gehaltszettel in Papierform ausdrucken, in Umschläge stecken und verteilen: Das war lange die Realität in vielen Unternehmen. Mit DATEV Arbeitnehmer Online lässt sich dieser Prozess vollständig digitalisieren. Mitarbeiter rufen ihre Abrechnungen selbst ab, der Aufwand für den Arbeitgeber reduziert sich auf ein Minimum.

Was ist DATEV Arbeitnehmer Online?

DATEV Arbeitnehmer Online ist ein Mitarbeiterportal innerhalb von DATEV Unternehmen Online. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen, passwortgeschützten Zugang, unabhängig vom Unternehmerzugang. Sobald die Steuerkanzlei die Lohnabrechnung erstellt hat, erscheint der Gehaltszettel automatisch im Portal des jeweiligen Mitarbeiters.

Mitarbeiter können über diesen Zugang abrufen:

• Lohn- und Gehaltszettel, aktuell und aus der Vergangenheit
• Lohnsteuerbescheinigungen
• Weitere personalwirtschaftliche Dokumente, sofern von der Kanzlei bereitgestellt

Was Mitarbeiter ausdrücklich nicht sehen: Belege, Bankdaten, Unternehmensauswertungen oder Daten anderer Mitarbeiter. Der Zugang ist technisch auf die eigenen Lohndokumente beschränkt.

Das BAG-Urteil vom 28. Januar 2025

Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 schafft für Arbeitgeber Klarheit: Gehaltsabrechnungen dürfen auch ausschließlich digital bereitgestellt werden. Eine individuelle Zustimmung der Mitarbeitenden ist nicht mehr erforderlich.

Rechtlich handelt es sich um eine sogenannte Holschuld: Der Arbeitgeber muss die Abrechnung lediglich zugänglich machen. Die Mitarbeitenden sind verantwortlich dafür, sie abzurufen.

Eine wichtige Ausnahme gilt für Mitarbeitende ohne privaten Internetzugang. Für diese Gruppe muss die Möglichkeit bestehen, die Abrechnung im Betrieb einzusehen und bei Bedarf auszudrucken. Das ist über den Unternehmerzugang in DATEV Unternehmen Online jederzeit möglich.

Einrichtung: einmaliger Aufwand, dauerhafter Nutzen

Die Freischaltung von DATEV Arbeitnehmer Online erfolgt über die Steuerkanzlei. Ihr Aufwand als Arbeitgeber ist überschaubar: Eine Liste der Mitarbeitenden mit den notwendigen Daten an die Kanzlei senden und die Freischaltung beantragen. Den Rest übernimmt die Kanzlei.

Ab dem ersten freigeschalteten Monat erscheinen die Gehaltszettel automatisch, ohne weiteres Zutun. Kein Ausdrucken, kein Verteilen, keine Rückfragen wegen verlorener Dokumente. Mitarbeitende, die eine ältere Abrechnung benötigen, finden sie selbst im Portal.

Abgrenzung: Unternehmerzugang vs. Mitarbeiterzugang

Ein häufiges Missverständnis: Mitarbeitende erhalten keinen Zugang zu DATEV Unternehmen Online im eigentlichen Sinne. Sie erhalten einen separaten Arbeitnehmer-Zugang, mit ausschließlichem Blick auf ihre eigenen Lohndokumente. Betriebliche Daten, Buchungen und Bankauswertungen bleiben für sie vollständig unsichtbar.

Der Unternehmerzugang und der Mitarbeiterzugang sind technisch voneinander getrennt und unabhängig konfiguriert.

Praktischer Nutzen im Alltag

Die Abschaffung des Papiergehaltsbogens hat mehrere Vorteile. Mitarbeitende können ihre Abrechnungen jederzeit abrufen, auch von unterwegs und ohne auf die Personalabteilung angewiesen zu sein. Für das Unternehmen entfallen Druck- und Verteilungsaufwand sowie das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

Die Umstellung ist zudem ein konkreter Schritt in Richtung papierloser Verwaltung, ein Thema, das angesichts der E-Rechnungspflicht und der wachsenden Digitalisierungsanforderungen an Bedeutung gewinnt.

Wer die gesamte digitale Infrastruktur rund um DATEV Unternehmen Online strukturiert aufbauen möchte, von der Belegablage bis zu Lohnauswertungen und Mitarbeiterportal, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting einen praxisnahen Einstieg.