DATEV Arbeitnehmer Online und das BAG-Urteil 2025: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Am 28. Januar 2025 hat das Bundesarbeitsgericht ein Urteil gefällt, das die Frage rund um die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen endgültig klärt. Arbeitgeber können Gehaltsnachweise fortan ausschließlich digital zur Verfügung stellen, ohne dass dafür eine individuelle Zustimmung der Mitarbeitenden erforderlich ist. Für alle, die bereits mit DATEV Arbeitnehmer Online arbeiten, ist das eine Bestätigung des eingeschlagenen Wegs.

Was das Urteil konkret bedeutet

Bis zu diesem Urteil herrschte in vielen Unternehmen Unsicherheit: Reicht es, die Gehaltsabrechnung digital bereitzustellen, oder muss jeder Mitarbeitende dem ausdrücklich zustimmen? Das BAG hat diese Frage klar beantwortet.

Die Bereitstellung einer Gehaltsabrechnung ist rechtlich eine sogenannte Holschuld. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Abrechnung zugänglich zu machen, nicht aber, sie physisch zu übergeben. Ein passwortgeschütztes Portal, das jederzeit erreichbar ist, erfüllt diese Anforderung vollständig.

Eine individuelle Einwilligung der Mitarbeitenden ist nicht mehr notwendig. Arbeitgeber können die Umstellung auf eine rein digitale Bereitstellung also ohne aufwändige Zustimmungsprozesse umsetzen.

Die Ausnahme: Mitarbeitende ohne Internetzugang

Das Urteil enthält eine wichtige Einschränkung: Wer keinen privaten Internetzugang hat, muss die Möglichkeit erhalten, die Abrechnung im Betrieb einzusehen und auszudrucken.

In der Praxis ist das kein Problem. Wer DATEV Unternehmen Online nutzt, kann über den Unternehmerzugang die Gehaltsabrechnung des betreffenden Mitarbeiters jederzeit aufrufen und ausdrucken. Dieser Fall ist die Ausnahme, aber er muss organisatorisch bedacht sein.

DATEV Arbeitnehmer Online als rechtssichere Lösung

DATEV Arbeitnehmer Online erfüllt die Anforderungen des BAG-Urteils vollständig. Das Portal ist passwortgeschützt, Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf aktuelle und historische Abrechnungen, und die Dokumente liegen sicher im DATEV-Rechenzentrum.

Sobald die Steuerkanzlei die Lohnabrechnung erstellt hat, erscheint der Gehaltszettel automatisch im persönlichen Portal des jeweiligen Mitarbeiters, ohne weiteres Zutun des Arbeitgebers. Das gilt rückwirkend auch für ältere Dokumente: Mitarbeitende, die eine Vorjahresbescheinigung oder eine ältere Abrechnung benötigen, finden diese selbst.

Was Arbeitgeber jetzt tun sollten

Die Einrichtung von DATEV Arbeitnehmer Online ist unkompliziert. Folgende Schritte sind notwendig:

1. Mitarbeiterliste mit den erforderlichen Daten zusammenstellen
2. Steuerkanzlei informieren und Freischaltung beauftragen
3. Mitarbeitende über den neuen Zugang informieren: Eine kurze interne Kommunikation mit Anmeldeinformation genügt

Mehr ist nicht erforderlich. Ab dem ersten freigeschalteten Monat läuft der Prozess vollautomatisch.

Rechtliche Sicherheit und weniger Verwaltungsaufwand

Das BAG-Urteil ist für viele Arbeitgeber eine Erleichterung: Es schafft Klarheit und ermöglicht, einen Verwaltungsprozess zu verschlanken, der in vielen Betrieben noch unnötig Zeit kostet. Kein Drucken, kein Verteilen, keine Rückfragen wegen verlorener Dokumente.

Gleichzeitig ist die digitale Gehaltszettel-Bereitstellung nur einer von vielen Digitalisierungsschritten im betrieblichen Alltag. Wer auch Eingangsrechnungen, Bankanbindung und Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei strukturiert digitalisieren möchte, findet in der 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting einen vollständigen Einblick in alle Bereiche von DATEV Unternehmen Online.