BWA in DATEV lesen und verstehen: interaktive Auswertungen richtig nutzen

Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, ist das wichtigste regelmäßige Reporting für Unternehmerinnen und Unternehmer. Viele kennen sie als mehrseitige PDF-Datei, die einmal im Monat von der Steuerkanzlei bereitgestellt wird. DATEV Unternehmen Online bietet mehr: interaktive Auswertungen, die nicht nur gelesen, sondern auch aktiv erkundet werden können.

PDF-Auswertung und interaktive Auswertung: Was ist der Unterschied?

Unter „Auswertungen Rechnungswesen” finden Sie in DATEV Unternehmen Online zwei Varianten der kurzfristigen Erfolgsrechnung: als PDF und als interaktive Auswertung.

Die PDF-Version entspricht dem, was viele schon seit Jahren kennen: Umsatzerlöse, Kosten, vorläufiges Ergebnis. Alles steht auf einen Blick da, ist aber nicht anklickbar. Sie können lesen, aber nicht tiefer einsteigen.

Die interaktive Version sieht auf den ersten Blick identisch aus. Der Unterschied liegt in dem, was dahinter steckt.

Navigation bis auf den Einzelbeleg

Wenn Sie beim Abrufen der interaktiven Auswertung das Häkchen bei „mit Wertenachweis” setzen, öffnen sich die Möglichkeiten erheblich.

Klicken Sie auf eine beliebige Position, etwa auf die Fahrzeugkosten. Es erscheint eine Aufschlüsselung aller Konten, die in dieser Summe stecken: Kfz-Versicherungen, laufende Betriebskosten, Reparaturen, Leasingraten. Klicken Sie auf ein einzelnes Konto, sehen Sie alle Buchungen des ausgewählten Monats. Und wenn Sie nur den Dezember sehen, aber das gesamte Wirtschaftsjahr interessiert, wechseln Sie den Zeitraum. Alle Einzelbuchungen des Jahres sind dann auf einen Blick verfügbar.

Wer DATEV Unternehmen Online aktiv für die Belegablage nutzt, kann noch einen Schritt weiter gehen: An jeder Einzelbuchung hängt der zugehörige Beleg. Sie können direkt aus der interaktiven BWA heraus prüfen, was sich hinter einem Betrag verbirgt, ohne die Steuerkanzlei anrufen zu müssen.

Welche Auswertungen stellt der Steuerberater zur Verfügung?

Das hängt von der Absprache mit Ihrer Kanzlei ab. Neben der BWA gibt es weitere Möglichkeiten:

• Controlling-Report: Zusammenfassung für die Unternehmenssteuerung, meist als PDF
• BWA mit Vorjahresvergleich: Praktisch für Trendanalysen, allerdings ohne interaktive Konto-Navigation
• Summensaltenliste: Ebenfalls interaktiv abrufbar, nützlich für detailliertere Kontenanalysen
• Grafiken zu Erträgen und Aufwendungen: Visuell aufbereitete Monatsverläufe

Eine Kombination empfiehlt sich in der Praxis: Der Controlling-Report als PDF für den schnellen Überblick und die BWA als interaktive Auswertung für alle Fragen, die sich daraus ergeben.

Auswertungen aus dem Lohnbereich

Wenn Ihr Steuerberater die Lohnabrechnung übernimmt, finden Sie die entsprechenden Dokumente unter „Auswertungen Personalwirtschaft”, getrennt von den Finanzbuchhaltungsauswertungen. Dort liegen die Brutto-Netto-Abrechnungen der Mitarbeiter, die Personalkostenübersicht sowie weitere lohnrelevante Auswertungen.

Die Personalkostenübersicht zeigt, was ein Mitarbeiter inklusive des Arbeitgeberanteils tatsächlich kostet. Das ist eine wichtige Kennzahl für die Personalplanung.

BWA aktiv nutzen, nicht nur abheften

Der häufigste Fehler im Umgang mit der BWA: Sie wird einmal kurz angeschaut und dann nicht weiter beachtet. Dabei ist genau das der Sinn: Vergleichen Sie den aktuellen Monat mit dem Vormonat. Gibt es Kostenausreißer? Sind Umsätze zurückgegangen? Stimmt das Verhältnis von Personalkosten zu Umsatz?

Wer die interaktive Auswertung konsequent nutzt, versteht sein Unternehmen besser und kann gezielter gegensteuern.

Wie Sie BWA, Belegablage und Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei strukturiert in den Alltag integrieren, zeigt die 28-Tage DUO Challenge von SDM Consulting mit einem klaren Schritt-für-Schritt-Aufbau.